Die Bedeutung der klaren Aufgabenstellung
Klare Aufgabenstellungen – wichtig für jeden Projekterfolg. Damit Deine Projekte gut strukturiert und Aufgaben klar verteilt sind, legt factro großen Wert auf ein Ausführliches Aufgabenfeld.
Eindeutige Aufgabenstellungen, ein klares Zeitfenster und gesetzte Prioritäten – Da schlägt das Herz eines jeden Mitarbeiters doch direkt in die Höhe. Denn nur klar definierte Aufgaben mit einem expliziten Ziel können zu einem grandiosen Projekterfolg führen. Jedes Projekt besteht aus vielen unterschiedlichen Aufgaben, die Hand in Hand zum Erfolg beitragen. So wird von nun an nicht mehr nur ins Leere gearbeitet, sondern die Zeit effizient genutzt und das Ziel nicht aus den Augen verloren.
Kleiner Vorgeschmack gefällig? In unserem Tutorial zeigt Dir Marvin, wie Du schnell und einfach Aufgaben in factro erstellst.
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Du willst Aufgaben noch besser gestalten, als Du es eh schon tust? Dann haben wir noch ein paar Tipps zur Hand. Denn mit einer klaren Aufgabenstellung können alle Beteiligten effizient arbeiten. Missverständnisse werden so von Anfang an vermieden. Und mal ehrlich, welcher Vorgesetzte schlägt sich schon gerne mit tausenden E-Mails und endlosen Fragen auf dem Gang herum?
- Aufbau – das Aufgabenfeld in factro verstehen
- Aussagekräftige Aufgaben erstellen
- Viele Vorteile einer guten Aufgabenstellung
1. Aufbau – das Aufgabenfeld in factro verstehen
Die Aufgabendetails in factro bestehen allgemein aus drei verschiedenen Spalten. Die Linke Spalte besteht aus den Zuordnungen, bildet die Struktur der Aufgaben und gibt alle nötigen Details wieder. In der Mittleren Spalte ist im Beschreibungsfeld umfassend Platz für Briefings und eine definierte Zielsetzung. Darunter in der Spalte liegt ein Feld für Teilaufgaben. Für Kommentare und Dateianhänge ist ausreichend platz in der rechten Spalte.
Wie Du für aussagekräftige Aufgaben nun jede der Spalten optimal nutzen kannst und die einzelnen Funktionen anwendest, erfährst Du in diesem Artikel – Also los geht’s in die Welt der perfekten Aufgabenstellung.
Aufgabendetails
Die linke Spalte im Aufgabenfeld sorgt für die nötige Struktur auf einen Blick. Hier sind alle wichtigen Eckdaten angegeben, die die Aufgabe unterscheidbar und spezifisch machen. Ein wichtiges Detail ist der Titel der Aufgaben. Später im Text geben wir Dir noch Tipps an die Hand, um einen aussagekräftigen Titel zu erstellen, denn nur durch den Titel sollte die Aufgabe schon klar werden. Zudem werden in den Details das Zeitfenster und die Priorisierung angegeben, sowie die verantwortliche und die ausführende Person festgehalten. Außerdem kommen noch der Aufgabenstatus und Felder für Tags, Kontaktdaten, Unternehmen und Benutzerdefinierte Felder dazu.
Beschreibung und Teilaufgaben
In der mittleren Spalte liegt das Herzstück des Aufgabenfeldes – die Beschreibung. Hier verbirgt sich der Schlüssel zum Erfolg. Denn die Beschreibung schenkt Platz für die Zielsetzung und das dazugehörige Briefing der Aufgabe. Auch die Teilaufgaben sind eine große Unterstützung. Hier können wichtige ToDos festgehalten und anschließend abgehakt werden. Hilfreich ist hier auch der Fortschrittsbalken. So können alle Beteiligten sehen, wie viel von der Aufgabe bereits erledigt wurde oder noch unbearbeitet ist.
Echtzeit-Kommunikation und Dateianhänge
Um über die verschiedenen Aufgaben im regelmäßigen Austausch zu sprechen, gibt es in der rechten Spalte die Kommentar-Funktion in Echtzeit. Hier können sich alle zusammen über die Aufgabe austauschen und über Zwischenstände auf dem Laufenden halten Auch können per Direktupload Dateien angehängt werden. So befinden sich alle Feedbacks und Dateien direkt in den dazugehörigen Aufgaben. So sparst Du enorm viel Zeit beim Suchen von wichtigen Dokumenten.
2. Aussagekräftige Aufgaben erstellen
Um Dir zu verdeutlichen, wie genau Du es schaffen kannst, Aufgaben zu erstellen, die aussagekräftig und zielführend sind, haben wir ein Beispiel mitgebracht, mit dem sicherlich alle etwas anfangen können: Ein Brainstorming am Anfang eines Projektes… So bekommen alle ein gemeinsames Bild davon, was zu tun ist.
Alle wichtigen Details
Hier fängt das Erstellen der Aufgabe schon an – der Titel. Es ist wichtig, den Titel einer Aufgabe zu konkretisieren, indem Du immer ein Verb einfügst. Mit dem Titel „Brainstorming“ kann keiner direkt etwas anfangen, doch heißt der Titel „Brainstorming zum Thema XY durchführen“, wissen alle direkt, worum es geht.
Weiter geht es mit einem realistischen Zeitfenster. Für ein Brainstorming wären das als Beispiel zwei Wochen. So hat die ausführende Person genügend Zeit einen Termin mit allen Teilnehmenden abzustimmen, das Thema vorzubereiten und nach dem Termin noch nachzuarbeiten.
Auch eine sorgsam gewählte Priorisierung ist wichtig. Im Aufgabenfeld kann eine Prio von 10 bis 99 gewählt werden. Je höher die Zahl, desto wichtiger ist die Aufgabe. Eine Priorität von 99 sollte aber wirklich nur dann gewählt werden, wenn die Welt kurz davor ist, unterzugehen.
Kurz, knapp und prägnant
Für die Beschreibung gilt: kurz, knapp und prägnant. Ein klar definiertes Ziel und eine Arbeitsweise sollten deutlich abgegrenzt werden. In unserem Beispiel könnte das Ziel sein, allgemeine Ideen zu sammeln, eine einzelne Idee auszuarbeiten oder ein bestimmtes Vorgehen zu besprechen.
In der Beschreibung kann zudem auch direkt ein Dokument eingefügt werden, wo alle Schritte festgehalten werden oder welche allen Beteiligten bei der Vorbereitung hilft. Hier sollte auch geklärt werden, welche Personen an dem Brainstorming teilnehmen sollen.
In der Beschreibung helfen außerdem verschiedene Emojis, Farben und Schriftarten, um eine klare Übersicht zu schaffen. Für das Ziel kann eine Zielflagge verwendet werden. Ist bei wiederkehrenden Aufgaben der Aufbau gleich, führt das zu mehr Übersicht und Struktur.
Bei so einer schicken Beschreibung hat man doch direkt viel mehr Lust die Aufgabe zu erledigen.
Teilaufgaben ✔️
Hier kann die Aufgabe in einzelne kleinere ToDos aufgetrennt werden, um so Schritt für Schritt die Aufgabe abzuarbeiten. Dabei kann ebenfalls eine person in die Ausführung gesetzt und eine Deadline vergeben werden. Beim Brainstorming könnten das zum Beispiel diese Punkte sein:
Mit den Teilaufgaben kannst Du Deine Aufgaben gliedern
So wurde eine große Aufgabe in kleinere Unterpunkte gegliedert. Nun sind Teilaufgaben definiert und können nach und nach abgehakt werden.
Immer auf dem aktuellen Stand
Der große Knotenpunkt der Kommunikation, sobald die Aufgabe auf aktiv steht, ist die Kommentarfunktion. Hier können Feedback, Fragen oder zum Beispiel zeitliche Änderungen direkt mitgeteilt werden. So erhalten alle Beteiligten einer Aufgabe eine Benachrichtigung zu der Aufgabe.
Die Benachrichtigungen werden im Newsfeed kanalisiert. So ist man auch bei vielen parallel laufenden Aufgaben immer auf dem neuesten Stand. Durch @mentions können wichtige Nachrichten oder Informationen auch direkt an eine Person gerichtet werden, wodurch die Nachricht zusätzlich in der Alarmglocke zu finden ist.
Unter den Aufgabendetails findest du auch den Status der Aufgabe. Über den Status kann der Verantwortliche auf einen Blick sehen, ob eine Aufgabe geplant, aktiv, beendet, eingestellt, pausiert oder zur Review abgegeben wurde. So kommunizierst Du mit dem Status automatisch zu der Aufgabe. Findet hier eine Änderung statt, so wird auch das im Newsfeed angezeigt.
Ist man an einer Aufgabe nicht direkt beteiligt, möchte aber trotzdem auf dem neuesten Stand sein, so hat man die Möglichkeit, Aufgaben zu abonnieren.
Wer noch etwas mehr Zeit mitgebracht hat, kann sich unser Webinar anschauen und tiefer in das Thema der Aufgabenerstellung einsteigen .
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3. Viele Vorteile für die Extra-Meile
Warum solltest Du Dir jetzt also die Zeit nehmen, Aufgaben klar zu formulieren? Wie sagt man so schön: „Wer billig kauft, kauft doppelt.“ Und so ist das eben auch mit dem Investieren von Zeit. Denn wer vorab Zeit investiert, spart langfristig Zeit hinten raus.
Auch jemand, der die Aufgabe stellt, ist von großer Bedeutung. Denn nur wenn man eine Aufgabe ganz klar stellt, muss man sich dabei auch die Gedanken machen, was das Ziel ist. So wird man sich beim Erstellen der Aufgabe selbst nochmal bewusst darüber und kann automatisch präzise Erwartungen weitergeben.
Das führt im Umkehrschluss dazu, dass alle zusammen am gleichen Ziel arbeiten, keine Missverständnisse und falsche Interpretationen entstehen.
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um factro Aufgaben. Erfahre hier, wie Du Aufgaben erstellst, Teilaufgaben nutzt und Dateien hinzufügst.
