Projektmanagement in der Cloud: Darauf kommt es an

Cloudlösungen im Projektmanagement

Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Projektmanagement-Aktivitäten von den Firmenservern in virtuelle Clouds. Das ist grundsätzlich eine gute Idee, denn der Trend zeigt, dass der Einsatz von entsprechenden Cloudlösungen im Projektmanagement in den meisten Unternehmen einen positiven Effekt auf die Arbeit hat. Das gilt allerdings nur dann, wenn im Vorfeld auch die Hausaufgaben ordentlich erledigt werden. Doch was gibt es dabei genau zu beachten? Die Antworten darauf gibt es in diesem Artikel.

• Das passende Projektmanagement-Tool finden
• Kostenlose Testversionen verwenden
• Blindes Vertrauen ist fehl am Platz

Projektmanagement-Software mit positivem Effekt

Das passende Projektmanagement-Tool finden

Mittlerweile ist es schon rund 30 Jahre her, als mit „MS Project“ von Microsoft die erste Projektmanagement-Software auf den Markt kam und damit die Art und Weise, wie Projekte durchgeführt wurden, damals revolutionierte.

Mit den cloudbasierten Projektmanagement-Tools wurde nun die nächste Revolution eingeleitet. Die Auswahl an unterschiedlicher Software am Markt ist jedoch riesengroß und es ist nicht einfach, aus der Fülle an Produkten genau jenes zu finden, das für die eigenen Zwecke am besten geeignet ist.

Die Software soll die Art und Weise, wie Projekte im Unternehmen durchgeführt werden, positiv beeinflussen. Sie soll jedoch nicht zwingend alles auf den Kopf stellen. Um das richtige Produkt zu finden, helfen vor allem die folgenden Fragestellungen:

• Passt die Software zu unseren Budget Vorstellungen?
• Welche Workflows und Prozesse wollen wir verbessern?
• Welche Schmerzpunkte sollen gelindert werden?
• Weist das Tool die erforderlichen Funktionen auf?
• Welche Funktionen brauchen wir wirklich und was davon ist „nice to have“?
• Lässt sich die Software in die vorhandene Umgebung und Tools integrieren?
• Ist das Tool für den Einzelnen auf seine Zwecke individuell anpassbar?
• Wie viel Speicherplatz wird angeboten?
• Kann ein vorhandener Cloudspeicher (z. B. Dropbox oder Microsoft One Note) angebunden werden?
• Kann die Software auch mittels einer mobilen App genutzt werden?

Das richtige Produkt finden durch einen Praxistest

Um das richtige Produkt zu finden, sollten zunächst rund fünf bis zehn Tools ausgewählt werden, die grundsätzlich infrage kommen könnten. Mithilfe einer umfangreichen SWOT-Analyse lässt sich in weiterer Folge die Auswahl auf maximal ein bis drei Produkte einschränken. Diese können mit ausgewählten Projekten einem Praxistest unterzogen werden, um die dauerhaft passendste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.

Die Entscheidung für das passende Tool fällt oft nicht leicht

Kostenlose Testversionen verwenden

Viele Unternehmen machen den Fehler, dass sie ab einem bestimmten Zeitpunkt alles umstellen möchten. Doch um die Vor- und Nachteile einer neuen Software kennenzulernen, ist es empfehlenswert, dafür einzelne Pilotprojekte auszuwählen.

Das Projektteam hat in dem Fall nicht nur das Ziel, das Projekt erfolgreich umzusetzen, sondern versetzt sich dabei zusätzlich in die Meta-Ebene, um die Funktionsweise des eingesetzten Tools genau zu beobachten.

Mit kleinen Projekten einen Test starten

Bei vielen Anbietern gibt es die Möglichkeit, cloudbasierte Projektmanagement-Tools kostenlos zu testen. In vielen Fällen ist dabei der Zeitraum auf 30 oder 60 Tage begrenzt. Es sollte sich also um ein eher kleines und kurzfristiges Projekt handeln, dass dabei umgesetzt wird.

Wer aktuell kein Budget zur Verfügung hat, kann auch dauerhaft kostenlose Projektmanagement-Tools einsetzen. Gerade für das agile Projektmanagement gibt es in der Zwischenzeit zahlreiche cloudbasierte Lösungen, die die Kanban-Methode nutzen. Der Klassiker für Anfänger ist Trello.

Darüber hinaus gibt es aber auch noch andere Tools wie beispielsweise factro, mit denen „richtiges“ Projektmanagement möglich ist. Bei factro gibt es beispielsweise einen Projektstrukturbaum, mithilfe dessen auch komplexe Zusammenhänge auf einfache Art und Weise visualisiert werden können.

Der Projektstrukturplan in factro

Blindes Vertrauen ist fehl am Platz

Bei der Verwendung eines Cloud-Speichers sollte nie vergessen werden, dass sich die Daten auf einem Server außerhalb des Unternehmens befinden. Vor allem, wenn es sich dabei um sehr sensible Geschäftszweige handelt, ist äußerste Vorsicht geboten.

Die entscheidende Frage in diesem Zusammenhang lautet: Wo genau liegen eigentlich unsere Daten? Denn befindet sich der Anbieter außerhalb der EU, kann das auch entscheidende Auswirkungen auf die DSGVO haben, wenn in der Cloud auch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Nutzungsrechte von Dateien

Eine wichtige Frage betrifft darüber hinaus die Datensicherung. Übernimmt der Anbieter die Verantwortung dafür und auf welchem Weg wird sie durchgeführt? Bietet das angebotene Verfahren ausreichend Sicherheit? Und vor allem: Wer hat die Nutzungsrechte für die in die Cloud hochgeladenen Daten?

Wichtig ist, sich nicht von den bunten Bildern auf der Webseite blenden zu lassen, sondern dem Angebot genau auf den Grund zu gehen. Das sorgt zwar im Vorfeld für einen größeren Arbeitsaufwand. Der ist jedoch im Vergleich zu den Problemen, die bei Nichtbeachtung der wichtigsten Faktoren entstehen können, äußerst gering.