Prioritäten richtig nutzen

Ein aufgeschlagenes Notizheft liegt neben einer Tastatur

But first…

Der Schreibtisch ist voller Aufgaben. Wo fängst Du an? Prioritäten setzen ist etwas, was wir tagtäglich machen – auf der Arbeit und im Privaten. Ständig müssen wir entscheiden, was wir als nächstes tun und was gerade besonders wichtig ist. Doch wie entscheiden wir, was Vorrang hat und was hinten ansteht?

Wir zeigen Dir praktische Priorisierungsmethoden und hilfreiche factro Features, die Dir genau dabei helfen.

Aus Holzsteine mit aufgedruckten Buchstaben wird das Wort "Prioritise" gelegt
Prioritäten setzen ist für viele Menschen eine schwierige Aufgabe

Prioritäten setzen – aber wie?

Vielen Menschen fällt es schwer, Aufgaben zu priorisieren und eine klare Reihenfolge zu entwickeln. Ganz oft scheint alles gleich wichtig zu sein. Wie kannst Du da bloß Abhilfe schaffen?

Tipp: Verliere das Ziel nicht aus den Augen! Frage Dich: Was ist wirklich wichtig? Was hilft dabei, das Ziel zu erreichen? Dabei kann zwischen Projektzielen und persönlichen Zielen unterschieden werden

Projektziele

Aufgaben- und Projektziele sollten von der Projektleitung immer transparent und deutlich kommuniziert werden, damit das Team motiviert bleibt. Dabei ist es wichtig, die langfristigen Ziele im Blick zu behalten. Beispiel: Bei einer Marketing-Kampagne ist es das Ziel, auf sich aufmerksam zu machen, neue Personen zu erreichen, aber auch, das Image des Unternehmens zu repräsentieren. Dieses Image kann zugleich das Unternehmensziel sein.

Persönliche Ziele

Persönliche Ziele können zum Beispiel Dein individuelles Tages- oder Wochenziel sein. Diese Ziele sind nicht zwangsläufig projektgebunden. Diese sollten ebenfalls klar und deutlich formuliert werden, also anstatt “Heute erledige ich die dringlichsten Aufgaben” lieber “Heute arbeite ich die 3 dringlichsten Aufgaben ab”. Somit bleibt das Ziel für dich messbar und Du kannst Fortschritte besser nachvollziehen.

❗️ Wichtig ist auch, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Denn im Zweifelsfall gewinnt immer die Dringlichkeit. Vor allem dann, wenn keine Prios gesetzt sind oder diese keinen Sinn machen. Das gilt sowohl für Projekt- als auch für eigene Ziele.

Prioritäten mit factro setzen

Bei Deiner täglichen Arbeit fallen immer wieder wichtige und dringende Aufgaben an. Damit Du weniger Zeit dafür investieren musst, kann factro Abhilfe schaffen. Wir zeigen Dir hilfreiche Features, mit denen Du mehr Klarheit bezüglich der Priorität in Deine Projekte und Aufgaben bringst.

Ziele formulieren & Priorität festlegen

Wenn Du in factro eine Aufgabe anlegst, solltest Du das Beschreibungsfeld nutzen, um das Aufgabenziel klar und deutlich zu dokumentieren. Dadurch vermeidest Du zeitraubende Besprechungen und Missverständnisse und das Aufgabenziel ist immer greifbar. Für umfangreichere Informationen oder Briefings kannst Du ganz einfach die entsprechenden Dokumente verlinken und anhängen.

Wie wichtig ist die Aufgabe? Das kannst Du mit Hilfe der Priorität visualisieren. Die Skala reicht von 10 (niedrig) bis 99 (hoch). Hierbei ist es wichtig, nicht für jede Aufgabe die Priorität 90 anzugeben, damit nicht zu unübersichtlich wird, in welcher Reihenfolge die Aufgaben bearbeitet werden sollen. Damit es nicht zu Verwirrungen kommt, sollte mit dem Team gemeinsam besprochen werden, wie und welche Prios genutzt werden. Zum Beispiel: Wird die Prio 99 vergeben? Wird bei allen Aufgaben eine Prio festgelegt?

💡 Schon gewusst? Die Prioritäten werden unter “Meine Aufgaben” zum wichtigen Ordnungskriterium: Je wichtiger die Aufgabe, desto höher wird sie in der Spalte angezeigt. Neben dem Zeitraum ist die Prio deshalb der wesentliche Indikator für die Mitarbeitenden, welche Aufgabe als nächstes bearbeitet wird.

Ein Screenshot der Aufgabendetails einer factro Aufgabe
So legst Du in factro die Prioritäten fest

Deadline-Ampel

Unter “Meine Aufgaben” findest Du ein weiteres hilfreiches Feature: Die Deadline-Ampel. Bei festgelegten Zeiträumen für eine Aufgabe verdeutlichen rote und gelbe Blitze zeitkritische und bereits überschrittene Aufgaben. Die Aufgaben werden automatisch danach sortiert, was Dir dabei hilft, die Aufgaben in die richtige Bearbeitungs-Reihenfolge zu bringen.

💡 Gut zu wissen: Die Prognose der Deadline-Ampel orientiert sich am Rest-Aufwand und Deiner Arbeitszeit. Ist der Planaufwand < 8h, wird die Aufgabe 1 Tag vor Enddatum gelb. Ist der Planaufwand >8h werden zum Planaufwand 30% Puffer hinzugefügt. Beispiel: Planaufwand 50 Std x 1.3(Puffer) = 65 Std. / 8 Std. (Arbeitstag) = 8,125 Tage. Die Aufgabe wird 9 Arbeitstage vor dem Enddatum gelb.

Jeden Morgen findest Du zudem eine Auflistung dieser Aufgaben in Deiner Alarmglocke. Somit hast Du Deine Deadlines immer im Blick und kannst rechtzeitig reagieren, bevor es zu spät ist.

Die Deadline-Ampel in factro
Die Deadline-Ampel zeigt Dir alle kritischen Aufgaben an

Meilensteine

Meilensteine helfen dabei, Deinem Projekt mehr Struktur zu geben und die Motivation im Team aufrechtzuerhalten. Gerade bei langwierigen Projekten kann es hilfreich sein, Zwischenziele festzulegen, die verdeutlichen, wo das Team gerade steht. Setzen kannst Du sie beispielsweise am Ende eines Pakets oder auch einfach bei sehr bedeutsamen Aufgaben.

Durch das Setzen eines Meilensteines, setzt Du gleichzeitig auch eine Priorität für diese Aufgabe und die Vorgänger-Aufgaben.

Ein Screenshot davon, wie ein Meilenstein festgelegt wird
Meilensteine helfen Dir, wichtige Zwischenziele zu markieren

Ressourcenauslastung

Eine neue, dringende Aufgabe taucht plötzlich auf. Und jetzt? Mit der Ressourcenauslastung hast Du die Kapazitäten Deines Teams immer im Blick. Du hast noch eine dringende Aufgabe zu vergeben, aber weißt nicht, wer gerade verfügbar ist? Dann wirf doch einen Blick in die Ressourcenauslastung. Dort erkennst Du Lastspitzen und freie Zeiträume – ganz individuell konfigurierbar je nach Arbeitszeitmodell.

Wenn Du eine Lücke für Deine Aufgabe gefunden hast, kannst Du diese – am besten nach Rücksprache – der entsprechenden Person zuweisen. Damit das funktioniert, ist es jedoch wichtig, dass die Aufgaben gepflegt werden, denn nur so kann garantiert werden, dass die Auslastungsübersicht korrekte Daten anzeigt.

Wenn es allerdings keine Lücke für die Aufgabe gibt, kannst Du ggf. die Priorität einer geplanten Aufgabe, die weniger dringlich ist, ändern und zugunsten der neuen Aufgabe verschieben. Aber Achtung: Solche Änderungen sollten unbedingt im Team und vor allem mit den Ausführenden und Verantwortlichen besprochen werden!

factro Auslastung
Die Ressourcenauslastung in factro

ToDo-Listen

Im Fokusbereich in factro Deine Listen erstellen und entweder neue Notizen oder Aufgaben anlegen oder bereits bestehende Aufgaben hinzufügen. Dabei geht es nicht um Projektarbeit oder verbindliche Prios, sondern um Deine Selbstorganisation. Hier kannst Du Deine ToDos sortieren und entscheiden, womit Du beginnst.

Für eine organisierte Übersicht kannst Du mit der Hilfe von Notizpunkten Überschriften und Kategorien einbauen, die Du auch farblich zusätzlich abheben kannst. So hast Du eine klare Struktur in Deiner Liste.

Eine strukturierte ToDo-Liste in factro
Mit ToDo-Listen kannst Du Deinen Arbeitsalltag strukturieren

Priorisierungsmethoden für Deine Organisation

Jetzt, wo Du weißt, welche factro Features Du dafür nutzen kannst, Prioritäten festzulegen, steht noch eine wichtige Frage im Raum: Wie wollt Ihr Prioritäten eigentlich nutzen?

Es gibt verschiedene Methoden, die Dir dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren und in eine logische Reihenfolge zu bringen. Wir zeigen Dir ein paar der beliebtesten Methoden – und vielleicht ist ja auch die Richtige für Dich und Dein Team dabei!

ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine Zeitmanagement-Methode und arbeitet mit der Wichtigkeit von Aufgaben. Hierfür listest Du alle Aufgaben auf, als Startpunkt eignet sich eine ToDo-Liste, und teilst diese in die Gruppen A (wichtig), B (relativ wichtig) und C (regelmäßig) ein.

Die ABC-Methode gibt Dir dann vor, wie viel Zeit Du für welche Aufgabengruppe hast. Bei A-Aufgaben sind das 60% der Zeit, bei B-Aufgaben 25% der Zeit und bei C-Aufgaben 15% der Zeit.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine Vier-Quadranten-Methode und ist besonders gut dafür geeignet, Aufgaben zu priorisieren. Auf der horizontalen Achse befinden sich die Felder “dringend” und “nicht-dringend”, auf der vertikalen Achse “wichtig” und “nicht-wichtig”.

Daraus ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten:

A: Wichtig & dringend, also z.B. Aufgaben mit Deadline und/oder Konsequenzen bei nicht-Erledigung
B: Wichtig, aber nicht dringend, beispielsweise Aufgaben ohne feste Deadline
C: Dringend, aber nicht wichtig, z.B. Aufgabe mit Deadline, die aber auch delegiert werden kann
D: Nicht wichtig und nicht dringend > kann zum Schluss bearbeitet werden

A-Aufgaben sollten sofort erledigt werden, B-Aufgaben können auf einen anderen Tag verlegt werden. C-Aufgaben sollten zwar ohne Verzögerung bearbeitet werden, können aber delegiert werden und D-Aufgaben können als letztes erledigt oder eingestellt werden.

Das Wort "Deadline" wurde mit einer Schreibmaschine auf ein Papier geschrieben
Verschiedene Methoden helfen Dir, Deadlines einzuhalten

Getting Things Done

Bei dieser Methode geht es vor allem um die Selbstorganisation, abseits der Projektarbeit. Dabei gehst Du in vier Schritten vor:

  1. Zuerst sammelst Du dafür alle Deine ToDos in einer Liste. Dabei solltest Du möglichst kleinschrittig vorgehen. Die Begründung dafür ist, dass kleinere Aufgaben machbarer zu sein scheinen und der zeitliche Aufwand besser eingeschätzt werden kann.
  2. Anschließend verarbeitest Du Deine Aufgaben. Das bedeutet, aus einfachen Notizen werden Aufgaben, allerdings so, dass sie nicht mehr als einen Arbeitsschritt beinhalten.
  3. Im dritten Schritt wird dann entschieden, welche Aufgaben Du selber erledigen und welche delegiert werden können. Dafür sortierst Du sie in eine der 7 Kategorien ein, die dem Erfinder David Allen entwickelt wurden.
  4. Der letzte Schritt ist dann die Umsetzung der Aufgaben. Dabei sollte immer auf die Priorität, Deadlines und Zeiträume geachtet werden. Dafür sind vier Faktoren entscheidend: Kontext, verfügbare Zeit, persönliches Energielevel und Priorität.

👉 Welche Kategorien für die Einteilung der Aufgaben genutzt werden und was hinter den vier Faktoren Kontext, verfügbare Zeit, persönliches Energielevel und Priorität steckt, erfährst Du in unserem Blog-Artikel.

Fazit: Stressfrei Prioritäten setzen

Prioritäten helfen Dir dabei, Deinen Arbeitsalltag zu strukturieren und Aufgaben entsprechend zu ordnen. Dabei sollten die (langfristigen) Ziele unbedingt auf dem Radar bleiben. Das hilft Dir dabei, was wichtig ist.

Methoden zur Priorisierung gibt es einige – doch welche ist die richtige für Dich? Da hilft nur ausprobieren. Immer dabei an Deiner Seite: Die hilfreichen factro Features, wie die Priorität, der Zeitraum oder Meilensteine.

Kanntest Du die Features schon und wusstest Du, wie Du sie effizient einsetzen kannst? Lege sofort los und priorisiere wie ein Profi!

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