Geschickt! Mit Mail-To-Task geht keine Idee verloren

Auch von Deinem E-Mail-Postfach aus kannst Du Aufgaben für factro gestalten und so Deinen Arbeitsalltag noch flexibler gestalten.

Gerade hast Du den Laptop zugeklappt, die Tasche über die Schulter geworfen und bist raus aus dem Büro, schon kommt Dir ein wichtiger Gedanke: Für das nächste Meeting muss ein Raum organisiert werden und die Kollegin hatte heute Mittag auch noch eine E-Mail mit Ideen für die nächste Kampagne gesendet… “Jetzt muss ich doch nochmal an den Schreibtisch”, denkst Du Dir, “Die To-dos werde ich bis morgen sonst bestimmt vergessen.”

Keine Sorge, Deine Jacke kannst Du anbehalten! Denn mit der praktischen Mail-To-Task-Funktion gibt es einen schnellen Weg, Aufgaben in factro zu überführen, ohne dass Du die Software geöffnet haben musst. Damit kannst Du an einem späteren Zeitpunkt damit weiterarbeiten und sparst Dir gleichzeitig doppelte Arbeit beim Pflegen der To-do-Liste.

Frau schreibt mit Ihrem Smartphone eine E-Mail nach dem Feierabend
Mit Mail-To-Task können Aufgaben aus E-Mails erstellt werden

In wenigen Schritten von der E-Mail zur factro Aufgabe

Mit nur wenigen Einstellungen und einer kurzen Beschäftigung mit der Funktion Mail-To-Task bist Du perfekt vorbereitet und kannst in Zukunft factro Aufgaben aus E-Mails generieren. Das wird Dir im Arbeitsalltag Zeit sparen und Deine Nerven schonen. In diesem Video zeigen wir Dir im Schnelldurchlauf, wie’s geht:

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Natürlich haben wir die wichtigsten Punkte auch nochmal für Dich gesammelt:

  1. Zieladresse in factro einrichten und Aufgaben senden
  2. Aufgaben in factro weiterverwerten
  3. Mail-To-Task ideal im Arbeitsalltag nutzen

Vor allem unsere Anwendungsbeispiele im dritten Punkt inspirieren Dich vielleicht dazu, noch mehr mit der Funktion zu arbeiten oder Mail-To-Task neu für Dich zu entdecken.

1. Zieladresse in factro einrichten und Aufgaben senden

Um Mail-To-Task als Funktion zu nutzen, musst Du zunächst Deine Zieladresse in factro angeben, um freie Bahn für die Übermittlung von Aufgaben zu haben. Dafür kannst Du ganz einfach in den zentralen “Einstellungen” die “Zieladresse” anlegen und die gewünschten “Absender” für die Funktion freigeben.

Eine Zieladresse wird für die Funtion Mail-To-Task eingerichtet
Einrichtung einer Zieladresse und Freigabe der Absender

So kannst Du festlegen, wer für Dich Aufgaben über eine E-Mail erstellen darf. Gerade für die Zusammenarbeit in Teams ist diese Freischaltung sehr zu empfehlen, um so “auf dem kurzen Dienstweg” To-dos anzulegen, die vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden.

? Hinweis: Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen von Tasks per E-Mail findest Du in unserem Handbuch-Artikel.

Der Weg ist nun geebnet und Du kannst Aufgaben als E-Mails versenden und auch schon Inhalte für die Aufgabe definieren. Auch dabei gibt es nur ein paar Kleinigkeiten zu beachten:

  • Die Betreffzeile in Deiner E-Mail wird zum Aufgabentitel in factro
  • Der Fließtext wird Dir in factro als Aufgabenbeschreibung angezeigt
  • Dateien, die Du an Deine E-Mail anhängst, werden in der Aufgabe übernommen

Deine Aufgabe kannst Du von jedem zugelassenen E-Mail-Account erstellen und an Deine factro Zieladresse verschicken.

2. Aufgaben in factro weiterverwerten

Deine Aufgabe, die Du via E-Mail in factro überführt hast, landet nun zunächst auf Deinem “Aufgabenzettel”. Hier wartet sie darauf, von Dir weiter bearbeitet zu werden. Die Möglichkeiten sind riesig, denn Du kannst die Aufgaben, die Du über Mail-To-Task erstellt hast, genauso weiterverarbeiten wie jede Aufgabe, die Du von der Pike auf in factro aufgesetzt hast.

Du kannst der Aufgabe bspw. eine Checkliste hinzufügen und ein Timing oder eine Priorität definieren. Wenn die Aufgabe dann rund ist, kannst Du sie in den Prozess einbinden, indem Du sie einem Projekt und Paket zuordnest und Zuständigkeiten festlegst oder Teammitglieder über @mentions ansprichst.

Viele Post-its sind auf dem Schreibtisch verteilt
Mit Mail-To-Task werden keine Aufgaben vergessen

3. Mail-To-Task ideal im Arbeitsalltag nutzen

Klar ist vielleicht nun, dass Du Dir nach Feierabend mit Hilfe des Feature noch schnell Tasks über Deine private E-Mail-Adresse selbst zuschicken kannst und so alle spontanen Einfälle beisammen hältst. Aber wofür lohnt sich Mail-To-Task noch?

Kundenanfragen überführen

Wenn Du in Deinem Arbeitsalltag oft im Kontakt mit Kunden stehst und sich aus der Kommunikation To-dos ergeben, die Du in factro fixieren und so auch Deinem Team transparent machen möchtest, kannst Du Dir das Rauskopieren von Texten in Zukunft sparen und so nervige Fehler vermeiden. Leite stattdessen die E-Mail einfach weiter an Deine Zieladresse in factro und schon kannst Du die Inhalte dort in der Aufgabe weiterverarbeiten.

Teamwork makes the dream work

Auch Dein gesamtes Team profitiert davon, wenn ihr Mail-To-Task als gängiges Mittel verwendet, um Informationen zu übermitteln. Denn über die Freigabe von Absendern hast Du Deinen Teammitgliedern die Möglichkeit geschaffen, Aufgaben für Dich zu erstellen und sie Dir auf diesem Wege zugänglich zu machen.

Mit Mail-To-Task werden Absprachen im Team gefördert
Mail-To-Task fördert die Zusammenarbeit im Team

Keine Zurufe mehr auf dem Flur zu dringenden Aufgaben, keine unnötigen Telefonate mehr und keine doppelten To-do-Listen! Stattdessen könnt Ihr Eure Begegnungen für das Wesentliche nutzen: Für einen kurzen kreativen Austausch, eine wertschätzende Geste oder einfach einen erhellenden Smalltalk am Kaffeeautomaten.

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