Von E-Mail zu Aufgaben
Gerade hast Du den Laptop zugeklappt, die Tasche ĂŒber die Schulter geworfen und bist raus aus dem BĂŒro, schon kommt Dir ein wichtiger Gedanke: FĂŒr das nĂ€chste Meeting muss ein Raum organisiert werden und die Kollegin hatte heute Mittag auch noch eine E-Mail mit Ideen fĂŒr die nĂ€chste Kampagne gesendet⊠âJetzt muss ich doch nochmal an den Schreibtischâ, denkst Du Dir, âDie To-dos werde ich bis morgen sonst bestimmt vergessen.â
Keine Sorge, Deine Jacke kannst Du anbehalten! Denn mit der praktischen Mail-To-Task-Funktion gibt es einen schnellen Weg, Aufgaben in factro zu ĂŒberfĂŒhren, ohne dass Du die Software geöffnet haben musst. Damit kannst Du an einem spĂ€teren Zeitpunkt damit weiterarbeiten und sparst Dir gleichzeitig doppelte Arbeit beim Pflegen der To-do-Liste.
In wenigen Schritten von der E-Mail zur factro Aufgabe
Mit nur wenigen Einstellungen und einer kurzen BeschĂ€ftigung mit der Funktion Mail-To-Task bist Du perfekt vorbereitet und kannst in Zukunft factro Aufgaben aus E-Mails generieren. Das wird Dir im Arbeitsalltag Zeit sparen und Deine Nerven schonen. In diesem Video zeigen wir Dir im Schnelldurchlauf, wieâs geht:
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NatĂŒrlich haben wir die wichtigsten Punkte auch nochmal fĂŒr Dich gesammelt:
- Zieladresse in factro einrichten und Aufgaben senden
- Aufgaben in factro weiterverwerten
- Mail-To-Task ideal im Arbeitsalltag nutzen
Vor allem unsere Anwendungsbeispiele im dritten Punkt inspirieren Dich vielleicht dazu, noch mehr mit der Funktion zu arbeiten oder Mail-To-Task neu fĂŒr Dich zu entdecken.
1. Zieladresse in factro einrichten und Aufgaben senden
Um Mail-To-Task als Funktion zu nutzen, musst Du zunĂ€chst Deine Zieladresse in factro angeben, um freie Bahn fĂŒr die Ăbermittlung von Aufgaben zu haben. DafĂŒr kannst Du ganz einfach in den zentralen âEinstellungenâ die âZieladresseâ anlegen und die gewĂŒnschten âAbsenderâ fĂŒr die Funktion freigeben.
So kannst Du festlegen, wer fĂŒr Dich Aufgaben ĂŒber eine E-Mail erstellen darf. Gerade fĂŒr die Zusammenarbeit in Teams ist diese Freischaltung sehr zu empfehlen, um so âauf dem kurzen Dienstwegâ To-dos anzulegen, die vielleicht zu einem spĂ€teren Zeitpunkt besprochen werden.
Der Weg ist nun geebnet und Du kannst Aufgaben als E-Mails versenden und auch schon Inhalte fĂŒr die Aufgabe definieren. Auch dabei gibt es nur ein paar Kleinigkeiten zu beachten:
- Die Betreffzeile in Deiner E-Mail wird zum Aufgabentitel in factro
- Der FlieĂtext wird Dir in factro als Aufgabenbeschreibung angezeigt
- Dateien, die Du an Deine E-Mail anhĂ€ngst, werden in der Aufgabe ĂŒbernommen
Deine Aufgabe kannst Du von jedem zugelassenen E-Mail-Account erstellen und an Deine factro Zieladresse verschicken.
2. Aufgaben in factro weiterverwerten
Deine Aufgabe, die Du via E-Mail in factro ĂŒberfĂŒhrt hast, landet nun zunĂ€chst auf Deinem âAufgabenzettelâ. Hier wartet sie darauf, von Dir weiter bearbeitet zu werden. Die Möglichkeiten sind riesig, denn Du kannst die Aufgaben, die Du ĂŒber Mail-To-Task erstellt hast, genauso weiterverarbeiten wie jede Aufgabe, die Du von der Pike auf in factro aufgesetzt hast.
Du kannst der Aufgabe bspw. eine Teilaufgabe hinzufĂŒgen und ein Timing oder eine PrioritĂ€t definieren. Auch fĂŒr die Teilaufgabe(n) kannst Du eine Person in die AusfĂŒhrung setzen und eine Deadline festlegen. Wenn die Aufgabe dann rund ist, kannst Du sie in den Prozess einbinden, indem Du sie einem Projekt und Paket zuordnest und ZustĂ€ndigkeiten festlegst oder Teammitglieder ĂŒber @mentions ansprichst.
3. Mail-To-Task ideal im Arbeitsalltag nutzen
Klar ist vielleicht nun, dass Du Dir nach Feierabend mit Hilfe des Feature noch schnell Tasks ĂŒber Deine private E-Mail-Adresse selbst zuschicken kannst und so alle spontanen EinfĂ€lle beisammen hĂ€ltst. Aber wofĂŒr lohnt sich Mail-To-Task noch?
Kundenanfragen ĂŒberfĂŒhren
Wenn Du in Deinem Arbeitsalltag oft im Kontakt mit Kunden stehst und sich aus der Kommunikation To-dos ergeben, die Du in factro fixieren und so auch Deinem Team transparent machen möchtest, kannst Du Dir das Rauskopieren von Texten in Zukunft sparen und so nervige Fehler vermeiden. Leite stattdessen die E-Mail einfach weiter an Deine Zieladresse in factro und schon kannst Du die Inhalte dort in der Aufgabe weiterverarbeiten.
Teamwork makes the dream work
Auch Dein gesamtes Team profitiert davon, wenn ihr Mail-To-Task als gĂ€ngiges Mittel verwendet, um Informationen zu ĂŒbermitteln. Denn ĂŒber die Freigabe von Absendern hast Du Deinen Teammitgliedern die Möglichkeit geschaffen, Aufgaben fĂŒr Dich zu erstellen und sie Dir auf diesem Wege zugĂ€nglich zu machen.
Keine Zurufe mehr auf dem Flur zu dringenden Aufgaben, keine unnötigen Telefonate mehr und keine doppelten To-do-Listen! Stattdessen könnt Ihr Eure Begegnungen fĂŒr das Wesentliche nutzen: FĂŒr einen kurzen kreativen Austausch, eine wertschĂ€tzende Geste oder einfach einen erhellenden Smalltalk am Kaffeeautomaten.
WeiterfĂŒhrendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um Mail-To-Task. Erfahre hier Schritt fĂŒr Schritt, wie Du aus Mails Aufgaben erstellst.