Bauprojekte effizient managen
Die richtige Anwendung der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure ist komplex, zeitintensiv und lässt wenig Spielraum für Fehler. Projekte müssen wirtschaftlich umgesetzt, Termine und Ziele eingehalten und Stakeholder informiert werden. Viele manuelle Lösungen stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Eine digitale HOAI Software setzt an diesem Punkt an und unterstützt Planungsbüros dabei, Projekte sinnvoll nach der HOAI umzusetzen.
Wir zeigen Dir, was eine HOAI Software kann, was die Vorteile sind und stellen Lösungen vor, mit denen Du direkt starten kannst.
Was ist HOAI Software?
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) ist die Grundlage für die Vergütung von Planungsleistung im Bauwesen in Deutschland. Sie beruft sich auf die verschiedenen HOAI Leistungsphasen. Für die Berechnung ist es wichtig, dass die Phasen abgegrenzt, Kosten korrekt ermittelt und Honorare nachvollziehbar berechnet werden.
HOAI Software vs. Excel
Dabei unterstützt eine professionelle HOAI Software. Im Vergleich zu Excel wird hierbei mehr Sicherheit und Transparenz geboten. Zudem wird mit automatisierten Systemen Zeit bei der Verwaltung gespart.
Anforderungen an eine HOAI Software
Eine HOAI Software muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um den Arbeitsalltag merklich zu erleichtern.
- Ein zentraler Punkt ist die HOAI-konforme Honorarabrechnung. Dazu gehört, dass die Leistungsphasen abgebildet, die Honorarzonen berücksichtigt und Anpassungen wie Zuschläge oder besondere Leistungen einbezogen werden. So werden Honorare rechtssicher kalkuliert.
- Ein effizientes Projekt- und Aufgabenmanagement spielt ebenfalls eine wichtige Rolle: Mit einer PM-Software können Projekte klar nach Phasen strukturiert und Aufwände erfasst werden. Verantwortlichkeiten und Meilensteine sorgen dafür, dass alle ihre Aufgaben kennen und (Zwischen-) Ziele greifbarer werden.
- Für einen Soll-Ist-Vergleich sind eine (integrierte) Zeiterfassung und Controllingfunktionen ein Gamechanger. Auf diese Weise lassen sich Projektfortschritte besser überwachen und Risiken werden früher erkannt.
Mit einer HOAI Software werden Abrechnungen digital erstellt
Vorteile gegenüber einer manueller Abrechnung
Der Einsatz einer HOAI Software bietet einige Vorteile:
- Fehlerminimierung: Manuelle Berechnungen oder händisch gepflegte Excel-Tabellen sind wesentlich anfälliger für (Übertragungs-) Fehler. Mit einer Software werden Honorare transparent dargestellt.
- Zeitersparnis: Die Strukturierung von Projekten findet zentral an einem Ort statt, genauso wie Änderungen, die direkt dort vorgenommen werden können.
- Einheitliche Vorgehensweise: Durch den Einsatz einer Software werden Vorgehensweisen vereinheitlicht, was zu mehr Verlässlichkeit, Sicherheit und Vertrauen führt.
- Fundierte Auswertungen: Projekte können optimal ausgewertet werden, z.B. ein Soll-Ist-Vergleich. So wird früh erkannt, ob ein Projekt wirtschaftlich ist und bleibt.
- Überblick über alle Kosten: Durch vorgegebene Posten können keine Kosten vergessen werden. Zudem können die Zahlen jederzeit eingesehen werden.
Neben der reinen Honorarabrechnung spielt heute auch das Projektmanagement nach HOAI eine zentrale Rolle. Leistungsphasen, Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert und effizient koordiniert werden.
Neben PM-Tools gibt es auch Software, die schwerpunktmäßig für die Abrechnung genutzt wird:
factro als HOAI Lösung
Mit factro kannst Du HOAI-Strukturen in effizientes Projektmanagement einbinden. Die speziell entwickelte HOAI Vorlage ermöglicht eine strukturierte Projektplanung entlang der HOAI-Leistungsphasen und unterstützt Architekten und Ingenieure dabei, ihre Projekte transparent, effizient sowie teamübergreifend zu steuern. Die Vorlage enthält standardisierte Aufgaben und Meilensteine und lässt sich an unterschiedliche Projekte anpassen.
Der Vorteil dabei ist, dass ein Projekt schnell gestartet werden kann. Außerdem sind die Projekte einheitlich strukturiert und kombiniert die starre HOAI-Struktur mit digitalem Projektmanagement.
HOAI Vorlage
Für einen besseren Überblick über das Projekt eignet sich der Strukturbaum, der die einzelnen Phasen eines Projekts visualisiert und eine übersichtliche Darstellung des Bauvorhabens generiert. Die einzelnen Phasen sind dort als Projektpakete mit dazugehörigen Aufgaben dargestellt. Das schafft ein gemeinsames Bild für alle.
Der einzigartige factro Projektstrukturplan
Das Gantt Chart bildet den Zeitplan Deines Projekts ab. So kannst Du den zeitlichen Ablauf verfolgen und Verzögerungen rechtzeitig erkennen. Wichtige Abstimmungen, Freigaben und Phasenabschlüsse sind als Meilensteine hervorgehoben und strukturieren den zeitliche Fahrplan.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich
Einer der wichtigsten Punkte für ein gelungenes Projekt ist der Zugang zu Informationen. In factro kannst Du Dokumente und Verlinkungen direkt in Aufgaben, Paketen oder Projekten hinterlegen, sodass sie allen beteiligten Personen zugänglich sind. Langes Suchen oder ständiges Hin- und Hersenden von Dokumente ist somit nicht mehr notwendig.
Für den Austausch mit Externen, Stakeholdern und der Kundschaft ist es wichtig, den aktuellen Projektstatus zu kennen. In factro kannst Du diesen für jedes Projekt jederzeit abrufen. Dort findest Du den Projektfortschritt, bisherige Kosten, noch offene Zwischenziele und den geplanten vs. tatsächlichen Zeitraum aufgeschlüsselt.
Der Statusbericht ist immer auf dem neuesten Stand
Hier findest Du Unternehmen aus Deiner Branche, die factro nutzen: Projektmanagement-Tool für Architekten- und Ingenieurbüros
Worauf sollte man bei einer HOAI Software achten?
Um die geeignete Software zu finden, sollten verschiedene Kriterien berücksichtigt werden:
- HOAI-Konformität: Können Leistungsphasen, Meilensteine, Aufwände etc. korrekt abgebildet werden?
- Bedienbarkeit: Ist die Software intuitiv und lässt sich ohne viel Aufwand in den Arbeitsalltag integrieren?
- Skalierbarkeit: Kann die Software auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden? Gibt es z.B. mehrere Ansichten?
- Support: Ist der Support bei Problemen schnell erreichbar? Gibt es Produktdemos, Schulungen oder Tutorials?
- Weiterentwicklung: Wird die Software weiterentwickelt und stellt moderne Möglichkeiten zur Verfügung?
Fazit: Mit der richtigen HOAI-Software effizienter arbeiten?
Eine HOAI-Software ist ein wichtiger Bestandteil einer professionellen und wirtschaftlichen Projektabwicklung in Architektur-, Ingenieur-, Planungs- oder Beratungsbüros. Sie unterstützt bei der korrekten Anwendung der HOAI und schafft effiziente Strukturen im Projektmanagement. Das sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Ein PM-Tool wie factro zeigt, dass HOAI-Strukturen und modernes Projektmanagement sinnvoll und ergänzend miteinander vereinbar sein können. Mit der HOAI-Vorlage schnell gestartet, einheitlich organisiert und erfolgreich umgesetzt werden.
