Mit Vorlagen Standards etablieren

Projekte 1x planen, 10x umsetzen

Mit der Vorlagen-Funktion von factro (ab der Business Cloud) können Sie wiederkehrende Aufgaben, Pakete und Projekte noch schneller erledigen.

Planen Sie Ihre Vorhaben nur noch einmal und setzen diese dann beliebig oft um. Außerdem etablieren Sie so klare Abläufe und einheitliche Standards in Ihrem Team und ermöglichen die leichte Umsetzung von Lessons Learned.

Vorlagen

Mit Vorlagen-Funktion Kapazitäten sparen

Halten Sie sich nicht länger mit Prozessen auf, die immer wieder kommen. Mit factro müssen Sie nur noch ein einziges Mal planen. Anschließend können Sie jederzeit auf Ihre erstellten Vorlagen zurückgreifen. Diese können Sie selbstverständlich bei Bedarf anpassen und aktualisieren. Zum Beispiel, wenn sich Abläufe ändern oder Sie aus vergangenen Projekten lernen. Das spart Ihnen jede Menge doppelte Arbeit und damit Zeit, Geld und Nerven.

  1. Neue Vorlagen erstellen
  2. Vorlagen anwenden
  3. Vorlagen bearbeiten und anpassen
  4. Aufgaben, Pakete oder Projekte zu Vorlagen umwandeln
  5. Expertenwissen im Best Practice Store

1. Neue Vorlagen erstellen

Vorlagen für sich regelmäßig wiederholende Aufgaben, Pakete oder Projekte erstellen Sie in factro mit nur wenigen Klicksn. Definieren Sie darin Checklisten, Beschreibungen, Anhänge und Zuordnungen. Legen Sie bei Bedarf auch zeitliche Abläufe fest.

Integrieren Sie Ihre Vorlagen in individuelle Pakete und Projekte. Einfacher kann man Standards für wiederkehrende Prozesse kaum etablieren. Wie funktioniert das ganz konkret? Wir zeigen es Ihnen Schritt für Schritt:

    1. Wählen Sie im blauen Menü neben dem Punkt “Vorlagen” das “+ Icon”

      Neue Vorlage erstellen
      Neue Vorlage erstellen

oder klicken Sie direkt auf den Menüpunkt “Vorlagen” und dann auf “+ Neue Aufgabenvorlage erstellen”

Aufgabenvorlage erstellen
Neue Aufgabenvorlage erstellen

Sie können auch direkt ein Paket oder ein Projekt als Vorlage erstellen:

Neue Paketvorlage erstellen
Neue Paketvorlage erstellen
Neue Projektvorlage erstellen
Paketvorlage erstellen
    1. Geben Sie die Basisdaten für Ihre neue Vorlage ein.
      • Vergeben Sie einen Vorlagennamen.
      • Wählen Sie den Vorlagentyp aus. Wenn Sie über “Neue Aufgabenvorlage erstellen” gegangen sind, ist dieser bereits vorausgewählt.
      • Legen Sie fest, wer die Vorlage bearbeiten darf.
      • Wer darf die Vorlage lesen und lediglich anwenden? Legen Sie auch das ggf. fest.
      • Bestätigen Sie mit dem orangenen Button “Vorlage erstellen”.
Grundangaben in Aufgabenvorlage
Grundangaben machen
  1. Ihre neue Aufgabenvorlage ist angelegt. Arbeiten Sie nun die Aufgabendetails aus – und zwar so, wie Sie es bereits aus der Erstellung von Aufgaben gewohnt sind:
    • Verantwortung und Ausführung
    • Priorität, Tags, Zeitraum und Plan-Aufwand
    • ggf. Unternehmen und Kontakt
    • Beschreibung und Checklistenpunkte
    • ggf. verknüpfte Aufgaben und wichtige Dateianhänge
  2. Speichern und fertig.

Ihre neue Vorlage ist nun einsatzbereit.

Screenshot einer Aufgabenvorlage in factro

2. Vorlagen anwenden

Sie haben Vorlagen für Aufgaben und Projekte angelegt und möchten diese nun anwenden? Nichts leichter als das.

    1. Sie möchten ein neues Projekt aus einer Vorlage anlegen? Greifen Sie über den Menüpunkt Vorlagen auf Ihre Vorlagen zu wählen Sie Ihre Projektvorlage.
Projekt anlegen
Projekt aus Vorlage anlegen
    1. Sie möchten eine standardisierte Aufgabe in ein laufendes Projekt integrieren? Über die Aufgabenvorlage legen Sie eine Aufgabe an, die Sie Ihrem konkreten Projekt bzw. Paket neu zuordnen.
Aufgabe aus einer Vorlage erstellen
Aufgabe aus einer Vorlage erstellen
  1. Sie möchten eine Paketvorlage in Ihrem aktiven Projekt einbinden?
      • Wählen Sie Ihr Projekt aus der Projektliste und klicken Sie ganz einfach auf das “+ Icon” rechts oben im Menü.
      • factro bietet Ihnen nun alle Projekt-, Paket- und Aufgabenvorlagen zur Auswahl an. Klicken Sie auf das “+ Icon” Ihrer Paketvorlage, die Sie verwenden möchten.
    Paketvorlage anwenden
    Paketvorlage anwenden
    • Ziehen Sie das standardisierte Paket anschließend per Drag & Drop an die richtige Stelle.

Sie können bereits angewendete Vorlagen jederzeit individuell anpassen. Die Vorlagen selbst bleiben davon unberührt und immer auf demselben standardisierten Stand.

3. Bestehende Vorlagen bearbeiten und anpassen

Einmal gesetzte Workflows und Standards bedürfen hin und wieder einer Überprüfung. Passen Sie Ihre Vorlagen entsprechend an.

    1. Gehen Sie dazu in Ihre Vorlagenübersicht.
    2. Klicken Sie auf “Bearbeiten” Ihrer Projekt-, Paket- oder Aufgabenvorlage
Vorlage bearbeiten
Vorlage anpassen
  1. Nehmen Sie anschließend die Anpassungen vor, die für Sie und Ihre Team wichtig sind.

4. Aufgaben, Pakete oder Projekte zu Vorlagen umwandeln

Sie haben eine Aufgabe, ein Paket oder sogar ein ganzes Projekt erfolgreich durchgeführt? Die Zusammenarbeit im Team, Kunden und Lieferanten lief hervorragend, jeder war auf dem aktuellsten Stand, die Abläufe waren ideal und jeder wusste, was er zu tun hatte?

Perfekt! Entwickeln Sie daraus einen Standard und wiederholen Sie Ihren Erfolg. factro bietet Ihnen die Möglichkeit, aus idealtypischen Aufgaben, Paketen und Projekten eine neue Vorlage zu generieren: Auch das geht spielend leicht in factro:

    1. Öffnen Sie Ihre Aufgabe, Ihren Paket- oder Projektkopf und klicken Sie unten links auf “Neue Vorlage”.

Neue Vorlage

    1. Behalten Sie den Titel der Aufgabe bei oder passen Sie ihn ggf. an. Bei Paketen oder Projekten fragt Sie factro, welche Unterpakete und Aufgaben Sie in die Vorlage übernehmen möchten. Nehmen Sie auch hier ggf. Anpassungen vor.
    2. Wählen Sie zuletzt, wer die neue Vorlage bearbeiten oder lesen und anwenden darf. Speichern.
Vorlage speichern
Grunddaten zur neuen Vorlage festlegen

Ihre neue Vorlage erscheint nun in der Vorlagenübersicht.

5. Expertenwissen im Best Practice Store

factro bietet im Best Practice Store Experten Know-How als fertige Projektvorlage. Diese Vorlagen beinhalten Aufgaben mit detaillierten Beschreibungen, Checklisten und Mustervorlagen – von Fach-Autoren entwickelt.

Das “Übersetzen” von Fachliteratur in Strukturen, Listen und To-dos entfällt. Starten Sie Projekte nie mehr mit einem leeren Blatt, sondern stützen Sie sich auf vorgefertigte Strukturen und Inhalte, die Sie als Aufgaben im Team verteilen und direkt loslegen können.

Best Practice Store

Auf einen Blick: Warum Vorlagen im Projektmanagement so essentiell sind

Die Möglichkeiten, Aufgaben, Pakete und ganze Projekte als Vorlagen anzulegen und anzupassen, darf in keinem Projektmanagement-Tool fehlen. Diese bietet Ihnen mehr Erfolg und konzentriert Ihre Kräfte:

  • Standards setzen und erfolgreiche Projekte wiederholen
  • Schneller und motiviert zum Ziel mit klaren Vorgaben
  • Optimale Projektdurchführung dank klar definierter Vorgehensweisen

Testen Sie die Vorlagen-Funktion in der Business Cloud oder Professional Cloud 14 Tage lang ganz unverbindlich ohne Vertragsbindung:

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