Herausforderungen moderner Dokumentenverwaltung
In einer modernen, digitalisierten Geschäftswelt wächst die Menge an Dokumenten, die verwaltet werden müssen. Ohne ein strukturiertes System stoßen Unternehmen, Verwaltungen und Kommunen schnell an ihre Grenzen. Das verursacht, dass Informationen nicht schnell genug gefunden werden, Prozesse sich verlangsamen und Fehlerquellen steigen.
Während große Verwaltungen oder städtische Institutionen meist über ein solides IT-Budget verfügen, stehen kleinere Kommunen, Gemeinden oder Fachbereiche häufig vor finanziellen Herausforderungen bei der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystem. Eine kostengünstige Alternative sind daher Open Source Dokumentenmanagementsysteme. Wir zeigen Dir, wie sie funktionieren, was die Vorteile eines solchen Systems sind und zeigen Dir, wie ein Rollout funktioniert. Zusätzlich findest Du im Artikel unsere Rollout-Vorlage für eine strukturierte Implementierung.
Mit einem DMS werden Akten digitalisiert
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS, wird genutzt, um Dokumente zu digitalisieren, organisieren, sortieren und zu durchsuchen. Gängige Funktionen sind dabei die Bearbeitung von Dokumenten, die Vergabe von Zugriffsrechten oder auch eine Texterkennung zum Durchsuchen von großen Datenbanken.
Diese Systeme gibt es als kostenlose oder kostenpflichtige Varianten. Die kostenlosen Systeme sind open source. Das bedeutet, es gibt eine grundlegende Software mit einem offenen Quellcode, der von der Community weiterentwickelt werden kann. Wir zeigen Dir die Vor- und Nachteile eines solchen Systems.
Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
Die Kosten für eine Dokumentenmanagement-Software können stark variieren. Im Durchschnitt belaufen sich die Kosten auf 5-30€ pro Benutzer pro Monat.
Vorteile eines Open Source DMS
Die Vorteile eines DMS sind vielfältig: So hast Du mit einem solchen System eine zentrale Ablage, in der Du Deine Dokumente verwalten kannst und nichts verloren geht. Das ist nicht nur platz- sondern auch zeitsparend, da Du die digitalisierten Akten schneller und automatisch durchsuchen kannst. Zudem gibt es meist eine Schnittschnelle zu anderen Systemen, sodass Daten leicht importiert werden können.
Ein Open Source DMS hat zusätzlich den Vorteil, dass sie sehr kostengünstig bzw. kostenlos sind. Das ist besonders für Verwaltungen mit kleinerem Budget eine gute Möglichkeit. Außerdem können durch die stetige Weiterentwicklung durch die Community Sicherheitslücken schneller erkannt werden.
Mögliche Nachteile
Da diese Systeme kostenlos sind, ergeben sich auch einige Nachteile im Gegensatz zu den kostenpflichtigen Alternativen. So ist der Funktionsumfang meist auf die Grundfunktionen beschränkt. Außerdem gibt es bei Problemen keinen offiziellen Support, sondern oft eine Art Community Forum.
Bei öffentlichen Behörden kann es zudem sein, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht erfüllt und das System so nicht eingesetzt werden kann.
DMS Rollout in Städten und Kommunen
Ein DMS in der Verwaltung einzuführen ist ein herausfordernde Aufgabe, sogar ein ganzes Projekt für sich. Daher sollte ein Plan für ein geordnetes Rollout ausgearbeitet werden. Dabei solltest Du folgende Schritte beachten:
- Ansprechperson festlegen: Mindestens eine Person in der Organisation sollte als Ansprechperson bei Problemen und Fragen rund um die Software zu Rate stehen.
- Kick-off-Workshop organisieren: Damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, sollte zuvor ein Kick-off-Workshop organisiert werden, in dem die ersten relevanten Informationen geteilt werden. Auch Zeit für Fragen muss mit eingeplant werden.
- Team schulen: Damit mit dem System gearbeitet werden kann, müssen nun auch die Mitarbeitenden geschult werden. Hierbei sollten zunächst die Basisfunktionen vermittelt werden.
- Spezifische Kenntnisse vermitteln: Einige Teams werden andere Funktionen benötigen als andere, darum sollten in einer Aufbauschulung spezifischere Anwendungsfälle besprochen werden.
- Abschließende Evaluierung: Zum Ende des Rollouts sollte eine Evaluierung stattfinden. Dazu gehört beispielsweise das Kenntlichmachen von Kennzahlen bezüglich der Produktivitätssteigerung und anderen Faktoren.
Natürlich sind dies nur die großen Meilensteine eines solchen Rollouts. Um nicht den Überblick über ein solches Vorhaben zu verlieren, eignet sich die Planung mit einer Projektmanagement-Software wie factro, in der Du für dieses Projekt sogar eine Vorlage im Tool zur Verfügung gestellt bekommst.
Bei einem Rollout sollte das gesamte Team abgeholt werden
Welches Open Source DMS ist das Beste?
Welches Tool am geeignetsten ist, kommt ganz auf die individuellen Ansprüche an. Hier stellen wir Dir die bekanntesten Tools vor:
Papermerge DMS
Eines dieser Tools ist Papermerge DMS, mit dem Dokumente verarbeitet und sogar automatisch sortiert werden können.
Zu den Funktionen gehört ein Versionsverlauf bei Änderungen an Dokumenten, das Einfügen von benutzerdefinierten Feldern zur Kategorisierung von Dateien und eine OCR-Funktion mit der Texte nach Schlagwörtern durchsucht werden können. Zusätzlich erkennt die Software mehr als 100 Sprachen.
Besonders hervor sticht das besonders nutzerfreundliche Design, das sehr intuitiv bedient werden kann.
Mehr Infos findest Du auf der Website.
OpenDocMan
OpenDoc Man ist ein web-basiertes Open Source DMS. Die Funktionen umfassen:
- Kategorisierung von Dokumenten
- Revisionshistorie
- automatisierte Review-Prozesse und E-Mail-Benachrichtigungen
- Zugriffsrechte für jedes Dokument
- Schnellsuche nach Schlagwörtern
- Support in verschiedenen Sprachen
Auch hier wird die intuitive, aufgeräumte Benutzeroberfläche gelobt.
Hier geht’s zum Tool.
Paperless-ngx
Auch Paperless-ngx ist ein leistungsstarkes Open Source DMS, das viele Möglichkeiten zur Dokumentenverarbeitung bietet.
Zum Funktionsumfang gehören unter anderem die automatische Texterkennung, ein strukturiertes Ordnersystem, benutzerdefinierte Felder und Tags zur Kennzeichnung von Dokumenten. Auch automatische, zeitsparende Arbeitsabläufe können eingestellt werden.
Ein weiterer Vorteil ist die REST-API, mit der Du das Tool in andere System integrieren kannst.
Mehr Details über das Tool. (Link)
Ist SAP ein DMS?
Viele Unternehmen nutzen SAP und fragen sich, ob sie noch ein weiteres Tool brauchen. Mittlerweile hat SAP aber auch ein Dokumentenmanagementsystem, sodass nicht unbedingt eine andere Software benötigt wird.
Fazit: Warum offene Systeme überzeugen
Ein Open Source DMS kann also für viele Städte und Verwaltungen eine attraktive Alternative zu kostenpflichtigen Systemen sein. Dabei überzeugen nicht nur die niedrigen Kosten, sondern auch die hohe Flexibilität und dass Anpassungen durch die Community vorgenommen werden können.
Trotz der Vorteile ist es wichtig, dass das gewählte Tool den Datenschutzbestimmungen entspricht und die Funktionen für die Anforderungen ausreichen. Insgesamt bietet ein Open Source DMS aber eine kosteneffiziente Lösung, um Dokumenten-Chaos zu verhindern.
