Projektmanagement: Die wichtigsten Dos & Don´ts

factro bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihr Aufgaben- und Projektmanagement in Ihrer Organisation zu strukturieren und zu verbessern. Aus eigener Erfahrung und aus zahlreichen Gesprächen mit factro Usern kennen wir allerdings auch die Herausforderungen und Stolpersteine, die Sie im Arbeitsalltag begleiten.

Mit den folgenden Tipps möchten wir Sie bei der täglichen Arbeit mit factro unterstützen. Natürlich hat jede Organisation ganz individuelle Bedarfe und es gibt nicht nur die eine richtige Lösung für eine Fragestellung. Die folgenden Ratschläge haben sich in vielen Gesprächen mit unseren Nutzern als hilfreiche Orientierung bewiesen und dabei unterstützt, ein gemeinsames Mindset zu schaffen.

1. Klare Ziele und Einsatzzwecke definieren
2. Projektplanung & Zusammenarbeit regeln
3. Zuständigkeiten & Rollen richtig zuschneiden
4. factro 1 x 1 praktisch anwenden
5. Abgeschlossene Projekte reflektieren

Klare Ziele und Einsatzzwecke definieren

Nehmen Sie zu Beginn eine Bestandsaufnahme vor und definieren Sie die Ziele, die mit factro in Ihrem Unternehmen erreicht werden sollen. Beispielsweise gilt es folgende Fragen zu beantworten:

• Was soll mit factro erreicht werden?
  z.B. mehr Transparenz oder klare Zuständigkeiten?
• Welche Projekte und Prozesse sollen mit factro umgesetzt werden?
  z.B. Kunden- oder interne Projekte?

Definieren Sie aber auch, welche Themen nicht mit factro umgesetzt werden sollen. Dies können Kleinst- und Routineaufgaben aus dem Tagesgeschäft, wie das Bearbeiten des Postfachs oder das Müll rausbringen sein.

Projektplanung & Zusammenarbeit regeln

Entwickeln Sie gemeinsame Vereinbarungen, die die Zusammenarbeit in Ihrem Team regeln, so dass jeder Mitarbeiter das volle Potential von factro nutzen kann.
Mit Sicherheit haben Sie auch schon einmal folgende Fragestellungen beschäftigt:

Wie viele Projekte sollen wir gleichzeitig bearbeiten?

Wichtig ist, dass Sie sich an Ihren vorhandenen Mitarbeiter-Kapazitäten orientieren. Die Anzahl der aktiven Projekte sollte immer von Ihrem Team sorgfältig bewältigt werden können. Andernfalls kommt es schnell zu Frustration und sinkender Produktivität.

Dos	Don’ts
In der Regel empfehlen wir 8-10 Projekte gleichzeitig zu bearbeiten realitisch machbar auf einem Bildschirm übersichtlich abbildbar Mitarbeiter können sich auf einzelne Projekte konzentrieren	Mit einem 20-köpfigen Team gleichzeitig 50-100 Projekte bearbeiten klarer Fokus auf einzelne Projekte nicht möglich Zurordnung von Aufgaben zu Projekten fällt schwer Mitarbeiter Kapazitäten lassen sich schwer einschätzen

Wie groß und umfangreich sollen meine Projekte werden?

Der Projektumfang hängt natürlich immer vom konkreten Thema und der Komplexität ab. Versuchen Sie aber die einzelnen Projektstrukturen stets übersichtlich zuhalten.

Dos	Don’ts
Die grundsätzliche Struktur an Aufgaben und Paketen sollte auf einen Blick erkennbar sein. übersichtlich einfache Anpassungen per Drag and Drop möglich	Ein unübersichtliches Projekt mit z.B. 40 Paketen und 10.000 Aufgaben sorgt für sehr tiefe und breite Strukturen langes Scrollen nötig, um das Projektende zu erreichen

Bauen Sie Ihre Projekte in der Regel so auf, dass sie nach gewisser Zeit abgeschlossen und archiviert werden können. So werden nachträgliche ungewollte Veränderungen verhindert und der Blick auf laufende Projekte wird geschärft.

Wie viele Pakete sollte mein Projekt haben?

Auch hier gibt es keine Musterlösung. Achten Sie einfach darauf, dass die Themen innerhalb Ihres Projekts sinnvoll in einzelnen Paketen gebündelt sind. Umfangreiche Themen können Sie bei Bedarf weiter auf Unterpakete herunterbrechen. Wächst Ihr Projekt für wenige Aufgaben überproportional in die Breite, versuchen Sie die Themen kompakter zusammenzufassen.

Dos	Don’ts
Pro Projekt empfehlen sich zwischen 5 bis 10 Pakete in der Breite übersichtlich Menge realisierbar gibt einen guten Überblick	Ein Projekt mit 8 Paketen und 12 Aufgaben Projekt wächst überproportional in die Breite sehr flache Struktur mit nur 1-2 Aufgaben pro Paket Themenpakete wahrscheinlich nicht sinnvoll zusammengefasst

Nutzen Sie die Pakete als strukturierendes Element, um Ihre Teilprojekte abzubilden. Vermeiden Sie Pakete ohne Zusammenhang untereinander oder zeitlichem Kontext. Andernfalls ist z.B. eine sinnvolle Sortierung der Aufgaben auf die Pakete nicht möglich.

Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• Phasenorientiert: Nutzen Sie diese Sortierung, wenn Sie auf ein konkretes Ziel hinarbeiten. Einzelne Prozessschritte können als Paket abgebildet werden.
• Zeitlichorientiert: Wählen Sie diese Sortierung, wenn die einzelnen Arbeitsschritte nacheinander folgen und die Pakete einzeln abschließbar sind.
• Inhaltlichorientiert: Diese Sortierung eignet sich für eine inhaltliche Struktur, in der ein Projekt in der Regel nach operativen Themen geordnet wird. Die Pakete werden gleichzeitig bearbeitet und es gibt nicht zwingend ein fixes Enddatum.

Generell ist es ebenfalls möglich, Gliederungsprinzipien zu mischen. Wichtig ist dabei, dass eine Gliederungsebene ein einheitliches Gliederungsprinzip beibehält!

Für welche To-Dos lege ich eine Aufgabe an?

Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie für ein ToDo eine Aufgabe oder nur einen Checklistenpunkt anlegen sollten, bewerten Sie den Umfang dieser Tätigkeit. Wie lange werde ich für die Erledigung der Aufgabe benötigen? In welcher Aufgabe könnte ich sie ggf. als Checklistenpunkt aufnehmen und so Zeit sparen?

Dos	Don’ts
Legen Sie für wichtige zu erledigende Tätigkeiten oder zu klärende Fragestellungen eine Aufgabe an. Teilaufgaben können mit Hilfe von Checklistenpunkten aufgelistet werden, z.B. “Terminbestätigung Frau Müller per E-Mail senden” der Fortschritt einer Aufgabe muss immer erkennbar sein	Legen Sie keine Aufgaben für Kleinst- und Routineaufgaben an. (Bsp:”Terminbestätigung Frau Müller versenden” oder “E-Mail-Postfach bearbeiten”) die Anlage der Aufgabe dauert länger als die Erledigung verlangsamt den Arbeitsprozess anstatt ihn effizient zu gestalten führt zu einem Überschuss an Aufgaben

Wann und wie wähle ich den Zeitraum einer Aufgabe aus?

Wenn eine Aufgabe eine feste Deadline hat, sollten Sie immer den Zeitraum in den Aufgabendetails festlegen. Achten Sie auf eine angemessene und realistische Auswahl des Zeitraums. Oft werden Zeiträume sehr ehrgeizig gesetzt und können anschließend nur schwer eingehalten werden.

Geht es hingegen nur um eine Ideensammlung, müssen Sie keinen Zeitraum auswählen, da z.B. wiederkehrende Benachrichtigungen zu ggf. zeitkritischen Aufgaben den regulären Arbeitsalltag stören würden.

Dos	Don’ts
Bei Aufgaben mit fester Deadline empfiehlt sich die Auswahl eines angemessenen Zeitraums. Ampelstatus gibt Ihnen Hinweise, wie zeitkritisch die Aufgabe ist bei Bedarf können Sie rechtzeitig reagieren Deadline immer im Blick	Für eine überschaubare, weniger umfangreiche Aufgabe sollten Sie bspw. keinen Zeitraum von 2 Monaten auswählen. Bearbeitung wird immer wieder geschoben: “Es ist ja noch Zeit” rückt nicht in den Fokus bei zeitkritischen Aufgaben Aufgabe wird verhältnismäßig spät bearbeitet

Wie soll ich meine Aufgaben benennen?

Versuchen Sie immer sprechende Aufgabentitel zu vergeben, so dass auch nicht direkt involvierte Kolleginnen und Kollegen erkennen können, worum es in dieser Aufgabe geht, wie z. B.: “Catering Sommerfest organisieren” oder “Briefing Angebotsflyer erstellen”. Auch die Verwendung von Emojis ist möglich, um Aufgaben zu einem Thema zu kennzeichnen, z.B. ? für Newsletter.

Hinweis: Um die Emoji-Schnellzugriffe Ihres Betriebssystemens zu öffnen, nutzen Sie Tastenkombinationen.
Unter Windows 10: Windows-Taste + Leerzeichen
Unter macOS: CRTL + CMD + Leerzeichen

Dos	Don’ts
Vergeben Sie aussagekräftige Aufgabentitel mit Verben ToDo der Aufgabe ist erkennbar ohne die Details zu öffnen erleichtert den Überblick in der Aufgabenliste	Vergeben Sie nicht mehreren Aufgaben den gleichen oder komplizierte Titel ermöglicht keine Unterscheidung in der Aufgabenliste erschwert die Suche nach Aufgaben das Öffnen der Aufgabe für weitere Infos kostet unnötig Zeit

Fallen Aufgabentitel zu knapp aus, erschwert das den Überblick und auch die Suche nach einzelnen Aufgaben. Dies verstärkt sich noch in Fällen, in denen Aufgaben den gleichen Titel haben.

Wie sollen wir mit Prioritäten arbeiten?

Nutzen Sie die Prioritäten, um die Wichtigkeit von einzelnen Aufgaben zu verdeutlichen und so die sinnvolle Bearbeitung Ihrer Aufgaben zu steuern.

Dos	Don’ts
Vergeben Sie anstehenden Aufgaben unterschiedliche Prioritäten zeigt deutlich, welche Aufgaben welche Wichtigkeit haben erleichtert eine Sortierung von Aufgaben ermöglicht das Bearbeiten in der “richtigen” Reihenfolge	Vergeben Sie nicht allen Aufgaben die Prio 90 oder 99 wirklich wichtige Themen werden nicht erkannt und bearbeitet keine Orientierung für das Team möglich Bearbeitung der Aufgaben beginnt einfach von oben nach unten

Treffen Sie z.B. Vereinbarungen im Team, dass nur äußerst wichtige und dringende Aufgaben die Prio 99 erhalten und sich um diese Aufgabe sofort gekümmert wird. Andere Aufgaben dürfen dafür auch unterbrochen werden.

Wie ausführlich sollte die Aufgabenbeschreibung sein?

Greifen Sie auf das Beschreibungsfeld zurück, um das Ziel der Aufgabe und wichtige dazugehörende Informationen zu platzieren.

Dos	Don’ts
Formulieren Sie aussagekräftige Beschreibungen und klare Ziele Ausführender kann sich orientieren und weiß, worauf hingearbeitet wird senkt Rückfragen und Unklarheiten erhöht den Fokus auf die tatsächlichen Herausforderungen bis zur Fertigstellung	Formulieren Sie die Beschreibungen nicht nur in einem kurzen Satz Ausführendem stehen nicht alle Informationen zur Verfügung Produziert viele Rückfragen und unnötige Review-Schleifen zieht die erfolgreiche Bearbeitung der Aufgabe in die Länge

Das Beschreibungsfeld ist für alle Beteiligten eine ideale Anlaufstelle, um sich über die konkreten Anforderungen zu informieren. Zudem hilft eine detaillierte Beschreibung auch Teammitgliedern, die nicht direkt involviert sind, da sie Transparenz schafft.

Wie nutze ich die Verantwortung und Ausführung einer Aufgabe?

In der Regel gilt: Setzen Sie unterschiedliche Personen in die Verantwortung und Ausführung einer Aufgabe und profitieren Sie so von einem 4-Augen-Prinzip.

Dos	Don’ts
Bei aktiven Aufgaben unterschiedliche Personen in Verantwortung und Ausführung setzen Aufgaben auf mehreren Schultern verteilt bringt Sicherheit für den Ausführenden klares System für Review-Schleifen und Feedback	Gleiche Person sowohl in die Ausführung als auch die Verantwortung setzen unklar, welcher Kollege bei Rückfragen zur Verfügung steht kein zweites Augenpaar kann den Fortschritt verfolgen Gefahr, dass Aufgaben mit der Zeit betriebsblind und ggf. nicht im Sinne des Unternehmens bearbeitet werden

Dienen die Aufgaben vorerst nur zur Sammlung von ToDos, Ideen und Verbesserungsvorschlägen, können Sie die Aufgaben durchaus ohne Ausführenden anlegen. Besprechen Sie diese Aufgaben bspw. in einem monatlichen Meeting und setzen Sie erst anschließend Mitarbeiter in die Ausführung. So werden die Aufgaben vorab nicht zur Ablenkung.

Wann und wie sollen wir @mentions nutzen?

Setzen Sie @mentions ein, um direkt und effektiv mit Ihren Kollegen zu kommunizieren. So können z.B. auch Teammitglieder angesprochen werden, die nicht in der Verantwortung oder Ausführung einer Aufgabe stehen.

Dos	Don’ts
@mention nutzen, um Kollegen gezielt anzusprechen und zu informieren Kollege erhält über die Alarmglocke eine Meldung Informationen können zeitnah gesichtet und beantwortet werden ermöglicht eine schnelle Abstimmung ohne zusätzliche E-Mail oder Call	Alle Kollegen in jeder Aufgabe per @mention über alle Neuigkeiten informieren Fokus auf wirklich wichtige @mentions ist nicht möglich Feedbacks können nicht rechtzeitig gegeben werden Kollegen, die die Meldung nicht direkt betrifft, werden im Arbeitsfluss eher gestört

Möchten Sie anstelle eines Kollegen ein Team ansprechen, geht das mit @mentions für Gruppen ebenfalls. In diesem Fall werden mit einer @mention alle Kollegen dieser Gruppe benachrichtigt. Dies empfiehlt sich besonders dann, wenn eine Rückfrage nicht nur an einen konkreten Ansprechpartner gerichtet ist.

Zuständigkeiten & Rollen richtig zuschneiden

Nachdem Sie Vereinbarungen zur gemeinsamen Nutzung getroffen haben, sollten Sie die Zuständigkeiten und Rollen innerhalb von factro definieren. Überlegen Sie, welche Kollegen z.B. administrative Aufgaben übernehmen und somit die Rolle des Admin erhalten sollen. Wer soll hauptsächlich Projekte anlegen und steuern können und als Planer eingebunden werden? Und welche Kollegen sollen Aufgaben anlegen und erledigen können und als Mitarbeiter in factro agieren?

Verteilen Sie anschließend auch die Sicht- und Bearbeitungsrechte für Ihre einzelnen Projekte angemessen. Legen Sie also fest, welche Nutzer in Ihrer Cloud Projekte oder Projekt-Bestandteile bearbeiten dürfen und welche diese nur sehen sollen.

Hinweis: Denken Sie daran, dass die Sicht- und Bearbeitungsrechte unabhängig von den Berechtigungsgruppen vergeben werden. D.h. auch User. die als Admin agieren, sehen nicht automatisch alles was in factro erstellt wird.

factro 1 x 1 praktisch anwenden

Alles was Sie theoretisch vereinbart haben, muss nun in der Praxis auch aktiv umgesetzt und gelebt werden. Planen Sie regelmäßige Abstimmungen, um sich zur Nutzung auszutauschen und eventuelle Rückfragen anzusprechen und kurzfristig zu klären. Dies sorgt für Verbindlichkeiten im gesamten Team. Jeder Kollege sollte die gemeinsamen Vereinbarungen jederzeit kennen und wissen, welche Erwartungen an seine Rolle gelten.

Abgeschlossene Projekte reflektieren

Veranstalten Sie mit ausgewählten Mitarbeitern idealerweise alle drei Monate ausführliche Feedbackrunden. Erfassen, reflektieren und strukturieren Sie neue und bestehende Herausforderungen in Ihren Projekten:

• Wo wurden Erfolge verzeichnet?
• Wo gibt es Anpassungsbedarf und wo müssen deutliche Verbesserungen getroffen werden?
• Wie müssen Prioritäten zukünftig gesetzt werden, damit der richtige Fokus gelingt?

Wichtig ist, dass Sie und Ihr Team stetig am Ball bleiben. Tauschen Sie sich aus, sprechen Sie über Herausforderungen und optimieren Sie Ihre Projektstrukturen und internen Prozesse stetig weiter.

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