Was ist ein Use Case?
Ein Use Case beschreibt einen konkreten Anwendungsfall: Er zeigt, wie eine Person, ein Team oder ein anderes System eine Lösung nutzt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dadurch werden Anforderungen greifbarer und aus Sicht der tatsächlichen Nutzung betrachtet.
Besonders häufig werden solche Anwendungsfälle in der Softwareentwicklung, im Projektmanagement, bei der Prozessgestaltung und bei der Einführung neuer Produkte oder Systeme eingesetzt.
Ein Use Case beschreibt eine typische Situation, in der ein sogenannter Akteur mit einem System, Produkt oder Prozess interagiert. Im Mittelpunkt steht dabei nicht die technische Umsetzung, sondern das Ziel des Anwenders.
Ein einfaches Beispiel ist die Anmeldung in einer Projektmanagement-Software: Eine Person gibt ihre Zugangsdaten ein, das System prüft diese und gewährt anschließend Zugriff auf den persönlichen Arbeitsbereich.
Ein Anwendungsfall beantwortet damit vor allem folgende Fragen:
- Wer nutzt das System?
- Welches Ziel soll erreicht werden?
- Welche Schritte sind dafür notwendig?
- Wie reagiert das System?
- Welche alternativen oder fehlerhaften Abläufe sind möglich?
Wofür werden Use Cases eingesetzt?
Anwendungsfälle helfen dabei, Anforderungen strukturiert zu beschreiben und unterschiedliche Erwartungen an ein Produkt oder System frühzeitig sichtbar zu machen.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Software- und Produktentwicklung
- Anforderungsmanagement
- Digitalisierungsprojekte
- Prozessoptimierung
- Einführung neuer Systeme
- Abstimmung zwischen Fachbereich und Entwicklung
Besonders bei komplexen Projekten erleichtern konkrete Nutzungsszenarien die Kommunikation, weil abstrakte Anforderungen anhand realistischer Abläufe beschrieben werden können.
Wie ist ein Use Case aufgebaut?
Der genaue Aufbau kann je nach Unternehmen oder Projekt variieren. In der Praxis enthalten Anwendungsfälle jedoch häufig einige wiederkehrende Bestandteile.
1. Akteur
Der Akteur ist die Person, Rolle oder das externe System, das den Vorgang auslöst. Das kann beispielsweise ein Kunde, ein Projektmitarbeiter oder eine externe Anwendung sein.
2. Ziel
Jeder Anwendungsfall verfolgt ein konkretes Ziel. Dieses beschreibt das gewünschte Ergebnis aus Sicht des Nutzers, beispielsweise das Erstellen einer Aufgabe oder das Herunterladen einer Rechnung.
3. Ausgangssituation
Die Ausgangssituation beschreibt die Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, bevor der Ablauf beginnen kann. Dazu können beispielsweise eine erfolgreiche Anmeldung oder bestimmte Zugriffsrechte gehören.
4. Hauptablauf
Im Hauptablauf werden die einzelnen Schritte beschrieben, die im Normalfall zum gewünschten Ergebnis führen. Dabei sollten die Aktionen des Akteurs und die Reaktionen des Systems nachvollziehbar dargestellt werden.
5. Alternative Abläufe
Nicht jeder Vorgang verläuft wie geplant. Deshalb können auch Ausnahmen und Alternativen dokumentiert werden, etwa fehlende Eingaben, ungültige Daten oder nicht ausreichende Berechtigungen.
Beispiel für einen Use Case
Ein Unternehmen entwickelt eine Projektmanagement-Software. Ein typischer Anwendungsfall lautet: „Aufgabe erstellen“.
- Akteur: Projektmitarbeiter
- Ziel: Eine neue Aufgabe im Projekt anlegen
- Voraussetzung: Die Person ist angemeldet und besitzt die erforderliche Berechtigung
- Hauptablauf: Projekt öffnen, neue Aufgabe auswählen, Titel und Informationen eintragen, Verantwortliche bestimmen und Aufgabe speichern
- Ergebnis: Die Aufgabe ist im Projekt sichtbar und kann bearbeitet werden
Zusätzlich könnte beschrieben werden, was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen oder die Person keine ausreichenden Berechtigungen besitzt. Dadurch werden auch mögliche Sonderfälle frühzeitig berücksichtigt.
Welche Vorteile bieten Use Cases?
Gut formulierte Anwendungsfälle schaffen eine gemeinsame Grundlage für Fachbereiche, Projektteams und Entwicklung. Anforderungen werden dadurch weniger abstrakt und können leichter auf ihre praktische Nutzbarkeit geprüft werden.
Weitere Vorteile sind:
- klarere Anforderungen
- besseres Verständnis der Nutzerperspektive
- frühzeitiges Erkennen fehlender Abläufe
- leichtere Abstimmung zwischen Beteiligten
- gute Grundlage für Tests und Dokumentation
Use Case und User Story: Was ist der Unterschied?
Use Cases und User Stories beschreiben beide Anforderungen aus Nutzersicht, unterscheiden sich jedoch in ihrem Detaillierungsgrad.
Eine User Story formuliert eine Anforderung meist kurz und kompakt, beispielsweise: „Als Projektleiter möchte ich Aufgaben zuweisen können, damit Verantwortlichkeiten eindeutig sind.“
Ein Use Case beschreibt dagegen den konkreten Ablauf ausführlicher und kann Voraussetzungen, einzelne Schritte, alternative Abläufe und das erwartete Ergebnis enthalten.
Was macht einen guten Use Case aus?
Ein guter Anwendungsfall sollte verständlich, konkret und auf ein klares Ziel ausgerichtet sein. Technische Details sollten nur dann aufgenommen werden, wenn sie für das Verständnis des Nutzungsszenarios tatsächlich notwendig sind.
Wichtig ist außerdem, den Ablauf aus Sicht des Akteurs zu beschreiben und mögliche Sonderfälle nicht erst während der Umsetzung zu berücksichtigen.
Fazit: Anforderungen aus Nutzersicht beschreiben
Ein Use Case macht sichtbar, wie ein System, Produkt oder Prozess in einer konkreten Situation genutzt wird. Dadurch lassen sich Anforderungen verständlicher formulieren und Abläufe frühzeitig überprüfen.
Besonders in komplexen Projekten bieten Anwendungsfälle eine hilfreiche Grundlage, um Nutzerziele, Anforderungen und mögliche Abläufe zwischen relevanten Stakeholdern klar abzustimmen.
