Was bedeutet Kostenschätzung?
Kostenschätzung beschreibt die Prognose der voraussichtlichen Kosten für ein Projekt, eine Aufgabe oder ein Produkt. So können finanzielle Ressourcen geplant, Risiken minimiert und Entscheidungen auf verlässlicher Grundlage getroffen werden.
Sie gehört zu den wichtigsten Schritten der Projekt- und Budgetplanung und beeinflusst maßgeblich, ob ein Vorhaben realistisch, wirtschaftlich und umsetzbar ist.
Ziele der Kostenschätzung
- Budgetplanung: Ermittlung der notwendigen finanziellen Mittel
- Risikominimierung: Frühzeitige Erkennung potenzieller Kostenfallen
- Vergleich von Alternativen: Entscheidung für wirtschaftlichere Optionen
- Realistische Projektplanung: Zeit- und Ressourcenbedarf korrekt einschätzen
- Grundlage für Investitionsentscheidungen: Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit bewerten
Kostenschätzung im Projektmanagement
Im Projektmanagement ist die Kostenschätzung ein Bestandteil des Projektantrags, der Planung sowie der Steuerung. Dabei werden nur die Kostenarten betrachtet, die relevant sind und Schätzungen je nach Informationsstand unterschiedlich präzise durchgeführt. Typische Kostenarten sind:
- Personalkosten: Arbeitsstunden, Tagessätze, externe Dienstleister
- Sachkosten: Materialien, Lizenzen, Infrastruktur
- Reisekosten: Fahrten, Übernachtungen, Spesen
- Investitionskosten: Anschaffungen von Geräten oder Software
- Risiko- bzw. Pufferkosten: Reserven für Unvorhergesehenes
Methoden der Kostenschätzung
- Analogschätzung: Nutzung von Erfahrungswerten früherer Projekte
- Parametrische Schätzung: Berechnung basierend auf Kennwerten (z.B. Kosten pro Einheit)
- Bottom-up-Schätzung: Kosten werden auf Basis einzelner Aufgaben und Aktivitäten detailliert berechnet
- Top-down-Schätzung: Kombination aus optimistischer, pessimistischer und realistischer Sicht
- Drei-Punkte-Schätzung: Kombination aus optimistischer, pessimistischer und realistischer Schätzung
Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen plant die Einführung eines neuen IT-Systems, für das folgende Kosten geschätzt wurden:
- Externe Beratung: 20.000€
- Softwarelizenzen: 15.000€
- Interner Aufwand: 200 Stunden x 80€ = 16.000€
- Puffer: 10 Prozent = 5.100€
Zusammengerechnet ergibt sich ein Betrag von 56.100€. Diese Prognose hilft Dir dabei, die Budgetfreigabe zu erhalten und den Projektplan realistisch zu gestalten.
Herausforderungen der Kostenschätzung
- Unklare Anforderungen führen zu ungenauen Schätzungen
- Fehlende Erfahrungswerte in neuen Projekten
- Kosten werden zu niedrig angesetzt (Optimismusverzerrung)
- Späte Änderungen am Projektumfang erhöhen Aufwände
Best Practices für eine präzise Kostenschätzung
- Frühzeitige Klärung aller Anforderungen
- Detaillierte Aufschlüsselung von Aufgaben
- Abgleich mit historischen Daten
- Puffer einplanen, insbesondere bei Risikoprojekten
- Regelmäßige Aktualisierung der Kostenschätzung während des Projekts
Synonyme und verwandte Begriffe
- Kostenprognose
- Kostenvoranschlag
- Kalkulation
- Budgeteinschätzung
- Aufwandsschätzung (bei Zeitaufwand)
Fazit: Kostenschätzung als Grundlage erfolgreicher Projekte
Die Kostenschätzung ist ein zentrales Instrument für die Planung, Steuerung und Entscheidung in Projekten und Investitionen. Sie schafft Transparenz, ermöglicht realistische Budgets und unterstützt Unternehmen dabei, Ressourcen effizient einzusetzen. Eine sorgfältige Schätzung ist die Basis für die Kostenkontrolle und den Projekterfolg.
