Effiziente Nutzung von Ressourcen: Planen mit factro

Die Ressourcen-Auslastung für factro kommt! Überblicken Sie das Pensum Ihrer Mitarbeiter, erkennen Sie Lastspitzen und Freiräume und optimieren Sie die Zusammenarbeit.

Kein Platz für Überlastung!

Das neue Projekt muss geplant werden und Du weißt gar nicht, welche Teammitglieder genug Zeit haben? Das aktuelle Projekt läuft und Aufgaben müssen noch schnell umgeplant oder dazwischengeschoben werden, doch Du weißt nicht wohin? Es kann herausfordernd sein, immer zu wissen, was gerade wo auf dem Schreibtisch liegt und wie viel Kapazitäten gerade vorhanden sind. Jede Person einzeln fragen? Umständlich und zeitfressend. Doch es geht einfacher, die Lösung: Die factro Auslastungsübersicht.

Sie zeigt Dir, wie ausgelastet Dein Team ist und hilft Dir so dabei, besser zu planen. Wie genau das funktioniert, erklären wie Dir hier.

  1. Personalauslastung auf einen Blick
  2. Aufgaben im Handumdrehen umverteilen
  3. Präzise, transparent und flexibel
  4. Verteile Deine Ressourcen mit factro
Ein Laptop steht auf einem Tisch, Papierzettel liegen verteilt
Für eine optimale Projektarbeit sollten Ressourcen gleichmäßig verteilt werden

Personalauslastung auf einen Blick

Die Auslastungsübersicht zeigt alle Aufgaben eines Teammitgliedes als Balken auf einer Zeitachse. Die Teamleitung kann auf einen Blick sehen, mit welchen Aufgaben eine Person wie lange beschäftigt ist und an welchen Stellen es Lastspitzen oder Freiräume gibt. Die Fieberkurve zeigt Dir farblich gekennzeichnet an, wenn ein Teammitglied zu stark ausgelastet ist. Mit einem Klick auf den jeweiligen Namen vergrößert sich die Abbildung und die Aufgaben werden in Form von Balken dargestellt.

factro Auslastung
Die Ressourcenauslastung in factro

Die Grundlage der Auslastung ist eine Arbeitswoche mit 40 Stunden von Montag bis Freitag (8h/Tag). Möchtest Du Wochenenden oder andere Wochenstunden festlegen, kannst Du Deine Arbeitszeiten individuell konfigurieren. Anschließend werden die Aufwände jeder Aufgabe auf die Tage bis zur Deadline verteilt. Alternativ kannst Du die Auslastung auf Basis der Anzahl an Aufgaben nutzen.

💡 Hinweis: Die Funktion steht in der Professional Cloud ab der Berechtigungsgruppe “Planer” bereit. Alle Informationen zur Ressourcenplanung mit factro, der Berechnung der Auslastung und der Konfiguration der Übersicht findest Du im factro Handbuch.

In Echtzeit informiert

Hast Du z.B. eine Aufgabe “Flyer entwerfen” mit einem Aufwand von 10 Stunden über 5 Tage, beträgt die Auslastung dafür 2 Stunden täglich. Mit jeder erfassten Leistung passt sich die Übersicht automatisch an. Erfasst Du also an einem Tag keine Leistung, erhöht sich die Auslastung an den verbleibenden Tagen.

So haben Führungskräfte eine Prognose sowie ein jederzeit aktuelles Bild des verbleibenden Pensums. Dadurch können Entscheidungen gezielt auf gefährdete Deadlines abgestimmt werden. Die Auslastungsübersicht bildet alle aktiven Aufgaben und Projekte ab, allerdings keine Beendeten oder Eingestellten.

Aufgaben im Handumdrehen umverteilen

Um Änderungen vorzunehmen, klickst Du auf den Aufgabenbalken, hältst ihn gedrückt und schiebst diesen in das gewünschte Zeitfenster. Damit Du den richtigen Slot findest, zeigt Dir factro in Echtzeit an, wie sich die Auslastung verändert. Somit siehst Du alle Änderungen live und kannst so direkt & effizient Veränderungen vornehmen.

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Wenn Du den Start- oder Endzeitpunkt einer Aufgabe verschieben willst, verschiebst Du einfach den Anfang oder das Ende des Aufgabenbalkens und präzisierst so den Zeitraum. Auch hier passt sich die Fieberkurve automatisch an und hilft Dir bei der Entscheidung.

Präzise, transparent & flexibel

Natürlich kannst Du auch in der Auslastungsübersicht nach Deinen Wünschen filtern, z.B. nach Projekten, Teammitgliedern, Projekten, Prioritäten etc. Zudem kannst Du auch die Skalierung anpassen, damit Du genau den Zeitraum im Blick hast, der für Dich entscheidend ist. Mit dem “+” und “-” Regler rechts oben kannst Du den Zeitraum auf 2, 4, 6 oder 8 Wochen oder 3 Monaten setzen.

Zwei Personen geben sich ein High-Five
Mit der Ressourcenauslastung kannst Du Aufgaben optimal verteilen

Erfolgsfaktor: Optimale Auslastung

Die Teammitglieder sind der ausschlaggebende Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Ohne ein motiviertes und engagiertes Team hilft die beste Planung nichts. Die größten Belastungen für Projektbeteiligte sind vor allem Überlastung und Termindruck über einen längeren Zeitraum. Mit einer gleichmäßigen Ressourcenplanung beugst Du dem vor.

Eine ausgewogene Arbeitsauslastung sorgt außerdem für Zufriedenheit im Team, erhöht die Motivation und verbessert Deine Teamleistung. factro bietet Dir die nötige Übersicht und Transparenz. So kannst Du zu hohen Belastungen in Deinem Team rechtzeitig vorbeugen. Davon profitieren nicht nur Deine Projekte, sondern auch die Gesundheit Deiner Teammitglieder.

Verteile Deine Ressourcen mit factro

Wie Du siehst kann es ganz leicht sein Deine Ressourcen optimal zu verteilen. Die richtige Einteilung Deiner Kapazitäten ist ein wichtiger Schritt zu einem erfolgreichen Projekt. Nicht nur Dein Team profitiert davon, auch die zukünftige Projektplanung wird für Dich einfacher. Probier’s doch gleich mal aus!

💡 Weiterführendes Material

In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die Ressourcenauslastung, z.B. wie sie funktioniert oder wie Du sie für Abwesenheiten nutzen kannst.

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