Zwar gibt es in factro keine direkte Abwesenheitserfassung als eigene Funktion, allerdings kannst Du einen Trick anwenden, den viele Kunden von uns nutzen: erstelle einfach ein Abwesenheitsprojekt.
Abwesenheitsprojekt erstellen
Lege als Admin oder Planer ein neues Projekt an, um die Abwesenheiten Deines gesamten Teams zu erfassen. Lege nun ein Paket für jeden Jahresmonat (und ein Unterpaket für jede Kalenderwoche) an und nutze ggf. weitere Unterpakete für die einzelnen Mitarbeitenden.
In einem separaten Projekt können Abwesenheiten in factro erfasst werden
Jede Aufgabe, die nun erstellt wird, steht für eine Abwesenheit und gibt nähere Auskunft:
- anhand des Status, ob der Urlaub noch geplant ist, zwar eingereicht, aber noch nicht genehmigt wurde (Review) oder aktuell genommen wird (Aktiv).
- in der Beschreibung, ob es weiteres zu beachten gibt oder ob bereits eine Urlaubsvertretung bestimmt wurde.
- über den Prozess – vom Einreichen des Urlaubs über die Vorbereitung bis hin zur Übergabe – anhand der Checklistenpunkte.
- wie lange der Urlaub dauert, anhand des Zeitraums.
In der Abwesenheitsaufgabe sind alle wichtigen Informationen vermerkt
Abwesenheit als Zeit erfassen
Damit auch in der Ressourcenauslastung die Abwesenheit eines Mitarbeitenden angezeigt wird, muss auf der jeweiligen Aufgabe die Zeit als Plan- bzw. Restaufwand angegeben werden, die den Arbeitsstunden im Zeitraum der Abwesenheit entspricht. Für dieses Beispiel bedeutet das, dass der Mitarbeiter 88 Stunden angeben muss (bei 11 Tagen Abwesenheit und einer Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag), um seine Mitarbeiterverfügbarkeit, die in der Benutzerverwaltung eingestellt ist, voll auszuschöpfen.
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In der Ressourcenauslastung ist die Abwesenheit abgebildet
Die Ressourcenauslastung kann dann für einen Überblick, welche Mitarbeitenden wann abwesend sind, gefiltert werden. In diesem Falle würdest Du Dir nur die Auslastung aus dem Projekt "Urlaubs- und Abwesenheitsplanung" anschauen und könntest diese Ansicht als Favoriten speichern, um die Urlaubsplanung so einfach wie möglich zu gestalten.
Mit benutzerdefiniertem Feld Abwesenheitsart festlegen
Um noch mehr Informationen zu der Abwesenheitsart in der Aufgabe zu erfassen, kannst Du als Admin zusätzlich ein benutzerdefiniertes Feld erstellen. Lege dafür ein Einfachauswahl-Feld an und trage die verschiedenen Abwesenheitsarten in Deinem Unternehmen als Optionen ein.
Mit einem benutzerdefinierten Feld legst Du die Art der Abwesenheit fest
Das Benutzerdefinierte Feld kann nun in dem Projekt "Urlaubs- und Abwesenheitsplanung" vom Planer aktiviert werden und die Auswahl von allen Mitarbeitenden in dem Projekt erfolgen.