Gruppen und Nutzer managen
Das factro Team wünscht Ihnen ein frohes neues und erfolgreiches Jahr 2021! Zum Start ins neue Jahr möchten wir Ihnen das nächste Feature von factro präsentieren: die Rechtevergabe für Gruppen. Die neue Funktion ist ab sofort erhältlich. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die Vorteile der Gruppenrechte, wie Sie Gruppen anlegen und diese für Lese- und Schreibrechte zuordnen.
- Zugriffsrechte effizient verwalten
- Neue Gruppen in nur 3 Schritten
- Neuer Freigabe-Dialog mit allen Infos
- Mit @mentions ganze Gruppen gezielt ansprechen
Zugriffsrechte effizient verwalten
Was genau bietet die Rechtevergabe für Gruppen? Die Vorteile für Sie sind vielfältig: Sie können z.B. ein neues Teammitglied mit einem Mal in alle Projekte einbinden, in denen die Gruppe Rechte besitzt. Haben Sie z.B. dem Einkauf für 10 Projekte Schreibrechte zugeteilt und fügen einen neuen Nutzer in dieses Team hinzu, erhält er die Rechte für diese 10 Projekte automatisch.
Das schafft mehr Transparenz und erhöht die Sicherheit bei späteren Rechteänderungen. Wechselt oder verlässt ein Mitglied eine Gruppe, so entfallen damit auch dessen über die Gruppe erlangten Rechte. Die Zugriffsmöglichkeiten sind nachvollziehbar und besonders effizient. Das manuelle Hinzufügen oder Entfernen der Rechte pro Projekt bleibt aus.
Benutzerbereich einfach und übersichtlich
Im Bereich “Benutzer” erscheint anstelle der bisher genutzten Tabelle nun eine zweiteilige Übersicht als Standard. Hier sehen Sie die Mitglieder und die Teams zusammengefasst. Sie sehen über verschiedene Reiter Ihre aktiven und eingeladenen Nutzer sowie diese, bei denen die Registrierung noch aussteht.
Neue Gruppen in nur 3 Schritten
Eine neue Gruppe können alle Nutzer ab der Berechtigungsgruppe Admin in nur 3 Schritten anlegen!
- Schritt: Klicken Sie bei Gruppen auf die leere Kachel mit dem “+”.
- Schritt: Legen Sie Name und Farbe fest. factro schlägt schon ein paar Ideen vor und zeigt Ihnen sofort die Vorschau der Teamkarte.
- Schritt: Wählen Sie die Mitglieder aus und bestätigen Sie mit “Gruppe erstellen” – fertig!
Über einen Klick auf die Team-Kachel können Sie die Gruppen nachträglich bearbeiten und z.B. Mitglieder hinzufügen, entfernen sowie die Farbe oder den Namen ändern. Bei Bedarf lassen sich die Gruppen hier auch löschen oder deaktivieren. Wird eine Gruppe deaktiviert, steht sie bis zur erneuten Aktivierung nicht für die Rechtevergabe bereit und bestehende Rechte werden unwirksam. Sobald ein Team wieder aktiv ist, greifen alle vorher vergebenen Rechte erneut.
Neue Nutzer sofort einer Gruppe zuteilen
Zudem können Sie neue Nutzer schon bei der Anlage einem Team hinzufügen. Sobald die eingeladenen User in Ihrer Cloud loslegen, haben Sie damit die Zugriffsrechte des Teams. Das erleichtert den Einstieg neuer Kollegen und verringert den manuellen, administrativen Aufwand bei Führungskräften, da nicht für viele Projekte einzelne Rechte vergeben werden müssen.
Neuer Freigabe-Dialog mit allen Infos
Zusammen mit den neuen Gruppen haben wir die Vergabe von Sicht- und Bearbeitungsrechten überarbeitet. Dies klappt nun übersichtlich und schnell über den neuen Freigabe-Dialog. Dieser ersetzt die Felder “Lesen” und “Bearbeiten” in den Aufgabendetails und ist die neue zentrale Stelle für alle Freigaben. Aufgrund dieser technischen Änderungen wird eine Filterung nach den Rechten entfallen.
Im neuen Freigabe-Bereich ist sofort ersichtlich, welches Team oder welcher Kollege etwas anschauen oder bearbeiten darf. Außerdem informiert das Menü auch darüber, ob die Rechte vererbt vergeben wurden – z.B. weil eine Person im Projekt verantwortlich ist – oder ob Sie aktiv hinzugefügt wurden.
Rechte gesammelt überblicken und vergeben
Um einer weiteren Gruppe oder einzelnen Mitarbeitern Rechte zu erteilen, fügen Sie diese aus der Dropdown-Liste unter “Hinzufügen” hinzu. Alternativ können Sie den Namen tippen und “Enter” drücken. Möchten Sie Rechte entfernen, gehen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen “Löschen” aus. Mit einem Klick auf “Änderungen speichern” bestätigen Sie die Einstellungen.
Wie bisher vererben sich die Rechte top-down: Wer das gesamte Projekt bearbeiten darf, hat auch Zugriff auf alle Pakete und Aufgaben. Wenn Sie Nutzer der Berechtigungsgruppen Mitarbeiter oder Gast in den Teams haben, dann erhalten diese auf Projekte einen entsprechend eingeschränkten Zugriff. In solchen Fällen informiert Sie factro mit einem entsprechenden Hinweis.
Redundante Rechte konsolidieren
Damit die Rechtevergabe noch transparenter und effizienter ist, unterstützt factro Sie mit der Konsolidierung doppelt vergebener Rechte. Hat ein Teammitglied bereits individuelle Schreibrechte und erhält diese zusätzlich über eine Gruppe, schlägt factro Ihnen vor, die individuellen Rechte zu entfernen. Sie können dabei auswählen, ob dies für alle Nutzer mit doppelten Rechten oder individuell erfolgen soll.
Unser Praxistipp:
Vergeben Sie alle Gruppenrechte und entfernen Sie anschließend die individuellen Rechte. Das bringt Ordnung und sichert die korrekten Zugriffsmöglichkeiten, wenn Kollegen das Team wechseln oder verlassen.
Warnung bei möglichen Konflikten
Sollten Sie einer Gruppe Rechte entziehen und dabei auch Ihre eigenen Rechte entfernen, erscheint eine zugehörige Warnung. Im Anschluss können Sie bei Bedarf individuelle oder andere Gruppenrechte vergeben, damit der Zugriff auf das Projekt weiterhin sichergestellt ist.
Mit @mentions ganze Gruppen gezielt ansprechen
Die @mentions-Funktion in factro ist ein einfacher und effektiver Weg, Kollegen gezielt anzusprechen. Die Benachrichtigung über die Alarmglocke hebt die Wichtigkeit zusätzlich hervor. Mit der Gruppen-Funktion können Sie nun nicht nur mehrere Kollegen auf einmal in Projekten einbinden, sondern auch direkt ansprechen.
So können Sie alle Ansprechpartner eines Fachbereichs gemeinsam als Gruppe einbeziehen, woraufhin jedes Teammitglied benachrichtigt wird. Die Kommunikation wird effizienter, da nicht mehrere Erwähnung gesetzt werden müssen. Zudem ist so gesichert, dass wirklich jedes Teammitglied benachrichtigt wird.
Gruppen haben noch mehr Potenzial
Auch in Zukunft spielen die Gruppen in factro eine wichtige Rolle! Wir werden weitere Möglichkeiten erwägen, konzipieren und testen, z.B. eine Darstellung in der Auslastungsübersicht oder die Zuordnung von Zuständigkeiten. Entsprechende Neuerungen werden wir in Zukunft mit Ihnen teilen. Natürlich freuen wir uns auch über Ihre Ideen für Gruppen in factro sowie Ihre Rückmeldung!
Bleiben Sie gesund und produktiv!
