factro Kalender und Outlook-Synchronisation

Wichtige Termine im Blick zu behalten ist im Projektmanagement das A und O. Erst recht, wenn Sie viele Projekte gleichzeitig durchführen und ein großes Team leiten. Es gilt Fristen einzuhalten und Aufgaben zum Fälligkeitsdatum erledigt zu haben. Wie nutze ich dafür den factro Kalender und wie synchronisiere ich ihn mit meinem Standardkalender?

Kalender-Synchronisation für mehr Transparenz

Wichtige Termine im Blick zu behalten ist im Projektmanagement das A und O. Erst recht, wenn Sie viele Projekte gleichzeitig durchführen und ein großes Team leiten. Es gilt Fristen einzuhalten und Aufgaben zum Fälligkeitsdatum erledigt zu haben.

Daher bietet Ihnen factro ab der Professional Cloud eine Synchronisation Ihrer Termine mit Outlook oder einem anderen gängigen Kalender wie iCal etc. Was genau beinhaltet der factro Kalender? Wie nutze ich ihn ganz konkret und wie synchronisiere ich ihn mit meinem Standardkalender?

Wie sieht der factro Kalender aus?

Mein Kalender – Aufbau

Ihr Kalender in factro umfasst alle Termine zu Ihren Aufgaben innerhalb Ihrer Cloud. Das zentrale Steuerelement ist das leicht bedienbare Monats-Kalenderblatt. Es zeigt Ihnen den aktuellen Monat vollständig an und erlaubt Ihnen, den Tag, die Arbeitswoche (von Montag bis Freitag) oder die gesamte Woche inklusive des Wochenendes auszuwählen.

Das Kalenderblatt lässt sich übrigens auch monatsweise vor- oder zurückblättern. Auf diese Weise steuern Sie die eigentliche Hauptansicht Ihrer Termine im factro Kalender. Das schafft Fokus gerade dann, wenn Sie sich auf ganz bestimmte Zeiträume konzentrieren möchten. Sie sehen sofort, welche Termine für den gewählten Zeitraum anstehen und welche Aufgaben mit diesen verbunden sind.

factro Kalender

Zusätzlich sehen Sie unterhalb des monatlichen Kalenderblatts Ihre aktuellsten Aufgaben. Diese können Sie sortieren nach:

  • Dringlichkeit
  • Priorität
  • Zeitraum

Sie möchten eine dringende Aufgabe direkt bearbeiten? Kein Problem – springen Sie per Klick in die Detailansicht der Aufgabe und legen Sie los.

Teamkalender sehen

Möchten Sie die Termine Ihres Teams sehen, wechseln Sie in die Ansicht “Teamkalender”. Entscheiden Sie, wessen Kalender Sie in dieser Ansicht aktivieren oder entfernen möchten – für einen klaren Fokus in Ihrer Zusammenarbeit als Team. Wenn Ihre Team-Mitglieder Ihnen keine Sichtrechte für ihren jeweiligen Kalender eingeräumt haben, bleiben deren Aufgabentermine für Sie nicht sichtbar.

Teamkalender

Möchten Sie, dass Ihre Teammitglieder Sichtrechte auf Ihren Kalender erhalten, gewähren Sie Ihnen diese:

  1. Gehen Sie auf Einstellungen > Einstellungen > Kalender.

    Kalender öffnen
    Kalender öffnen
  2. Klicken Sie auf das + Icon. In den Kalenderfreigaben erscheint ein neues Eingabefeld. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü den Benutzer aus, dem Sie Sichtrechte auf Ihren Kalender geben möchten.

    Sichtrechte vergeben
    Sichtrechte vergeben
  3. Wollen Sie, dass der Kollege Ihren Kalender auch bearbeiten darf? Dann aktivieren Sie das Auswahlfeld “darf bearbeiten”. Fertig.

    Bearbeitungsrechte vergeben
    Bearbeitungsrechte vergeben

Termine im Kalender bearbeiten

Anpassung von Termin-Informationen

Ihre Planung verändert sich und Sie möchten einen ganz bestimmten Termin in Ihrem factro Kalender bearbeiten? Das geht ganz einfach:

  1. Wählen Sie den betreffenden Termin aus und klicken Sie auf den Bearbeitungsstift.

    Termin auswählen
    Termin auswählen
  2. Der Termin öffnet sich, so dass Sie nun Ihre Anpassungen vornehmen können, wie z.B. den Aufwand für den Termin erhöhen, den Beginn, das Ende bzw. das Datum des Termins verändern oder die Leistung erfassen, die im Rahmen des Termins angefallen ist. Speichern Sie Ihre Änderungen oder klicken Sie auf “Abbrechen”. Sie können den Termin auch komplett löschen, z.B. falls er abgesagt wurde.

    Termin anpassen
    Termin anpassen

Termine zu Ihren Aufgaben erstellen

Nutzen Sie den factro Kalender, um Termine zu bestimmten Aufgaben zu erstellen. Wann arbeiten Sie am Montag für 2 Stunden an dieser Aufgabe?

Planen Sie so stundenweise Ihre To-Dos und gleichen Sie die Zeiten mit Ihren sonstigen Terminen ab. So bekommen Sie auch eine realistische Einschätzung darüber, was bis wann erledigt werden kann und können somit auch den Verantwortlichen besseres Feedback geben.

Leistung erfassen

Für maximale Projekt-Transparenz ist der Kalender in factro an ein weiteres wesentliches Feature in der Professional Cloud gekoppelt. Als erfahrener Projektmanager planen Sie Ihre Projekte natürlich vor – aber sicher haben auch Sie schon öfter festgestellt, dass Projekte nie nach Plan laufen. Die Leistungserfassung unterstützt Sie dabei, in Ihren laufenden Projekten auf Kurs zu bleiben und Aufwände für zukünftige Projekte besser zu planen. Bei jeder Aufgabe können Sie

  • Plan-Aufwände erstellen
  • Ist-Aufwände erfassen und buchen
  • Rest-Aufwände ermitteln und bei Bedarf anpassen

Auf diese Weise sind Sie immer auf dem Laufenden, ob Ihr Projekt nach Plan läuft.

Um in factro die Leistung zu erfassen, geben Sie Ihren Ist-Aufwand in der entsprechenden Aufgabe ein. Das Ihnen bereits bekannte Terminfenster öffnet sich, so dass Sie Datum sowie Uhrzeit eintragen können. In einem letzten Schritt klicken Sie auf “Leistung erfasst”. Dies erleichtert Ihnen später die Abrechnung beim Kunden, da Sie erfasste Leistungen als Buchungsgrundlage verwenden können.

Synchronisation mit Outlook

Sie haben keine Zeit und Lust von Kalender zu Kalender zu wechseln? Dann führen Sie doch ganz einfach alle Termine in Ihrem Standard-Kalender zusammen. Damit Sie Ihre factro Termine auch immer in Ihrem Haupt-Kalender sehen, können Sie diese ganz einfach z.B. mit Outlook synchronisieren. factro überträgt dabei alle Termine in Ihren Outlook-Kalender – und das in Echtzeit. Wie das geht?

  1. Gehen Sie in Ihrer factro Cloud auf Einstellungen > Einstellungen > Kalender.

    Kalender öffnen
    Kalender öffnen
  2. Wählen Sie im Bereich “Kalender-Synchronisation” den Button “Neuen Link generieren“.

    Kalender synchronisieren
    Kalender synchronisieren
  3. Vergeben Sie im Feld “Beschreibung” einen Namen für Ihren Kalender und klicken Sie auf “Generieren”.

    Kalendername vergeben und Link generieren
    Kalendername vergeben und Link generieren
  4. Ein Link wird erstellt, den Sie nun kopieren können.

    Link kopieren
    Link kopieren
  5. Öffnen Sie nun Ihren Standardkalender und fügen den Link an entsprechender Stelle z.B. in Outlook ein: Start > Kalender öffnen > aus dem Internet > Neues Kalenderabonnement > Link einfügen > Ok. Fertig.

Ihre Termine aus factro erscheinen nun in Ihrem Outlook-Kalender. Testen Sie die Outlook-Synchronisation in der Professional Cloud 14 Tage lang ganz unverbindlich ohne Vertragsbindung:

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