factro – Ihr persönlicher Assistent
Auf dieses Update haben viele von Ihnen schon lange gewartet: Das neue factro Benachrichtigungssystem ist da. Ihr persönlicher Helfer, der Ihnen den Rücken frei hält und Sie in Ihrem Projekt- und Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt.
Ab sofort informiert factro nicht nur Projektverantwortliche über den Projekt-Fortschritt, sondern versorgt alle beteiligten Nutzer mit den wichtigsten Neuigkeiten, meldet Änderungen in Projekten, Paketen und Aufgaben, sagt Ihnen, was zu tun ist, und passt dabei noch für Sie auf – das bereits ab der Basic Cloud.
- Echtzeit-Informationen zu allen Veränderungen
- Warnung bei kritischen Aufgaben, Abfolgen und Aufwänden
- Aufgaben abonnieren
- Änderungen per E-Mail erhalten
- Management View für Entscheider
Bei Änderungen in Echtzeit informiert
Checklisten-Punkte einer Aufgabe sind abgehakt. Ihr Kollege hat ein wichtiges Dokument in die Aufgabe hochgeladen. Sie haben einen Kommentar zu Ihren PowerPoint-Folien erhalten. Der Endtermin einer Aufgabe wurde verschoben.
factro informiert Sie in Echtzeit über alle wichtigen Änderungen in Aufgaben, in denen Sie involviert sind. So haben Sie immer im Blick, wann es was für Sie zu tun gibt und wo Sie gefragt sind, ohne erst in die Aufgabe zu schauen. Das erspart Ihnen enorm viel Zeit, automatisiert die Kommunikation im Team und beschleunigt Ihr Handeln ungemein.
Vorschaufunktion für Dokumente
factro sagt Ihnen nicht nur, wenn ein Dokument in einer Aufgabe hochgeladen wurde, sondern gibt Ihnen direkt eine praktische Vorschau über den Datei-Upload. So können Sie bereits in der Benachrichtigung sehen, um welches Dokument es sich handelt.
Selbstverständlich können Sie selbst entscheiden, welche Änderungen für Sie wichtig und bei welchen keine Notifications erforderlich sind.
factro passt für Sie auf
Die Deadline von wichtigen Aufgaben naht und ist in Gefahr? Durch Verschiebungen von Start- / Endterminen bei Aufgaben gibt es eine Termin-Kollision: Eine Nachfolger-Aufgabe beginnt bereits, bevor der Vorgänger abgeschlossen wird? Die Aufwände in einer Aufgabe haben sich kurzfristig erhöht und sind in der geplanten Zeit nicht mehr umzusetzen? Das Projekt-Budget ist überschritten?
Keine Angst! factro passt für Sie auf und warnt Sie, bevor es zu spät ist. So können Sie noch rechtzeitig eingreifen, Unterstützung anfordern, Fristen verschieben und – beruhigt schlafen.
Hinweis bei kritischen Aufgaben
Damit Sie kritische Aufgaben nicht mehr aus dem Blick verlieren, gibt Ihnen factro jeden Morgen einen Hinweis über “gelbe Aufgaben”, bei denen das Enddatum naht, sowie “rote Aufgaben”, bei denen das Enddatum bereits überschritten ist.
So bekommen Sie frühzeitig eine Warnung zu dringenden und überfälligen Aufgaben und es gibt in Zukunft keine bösen Überraschungen mehr.
Warnung bei Vorgänger-Nachfolger-Kollision
Ein Projekt ist geplant, die Aufgabenzeiträume definiert und die Abhängigkeiten untereinander festgelegt. Eine Aufgabe muss unbedingt erledigt werden, bevor man den nächsten Schritt gehen kann. Doch plötzlich verzögern sich Dinge und das Enddatum der Vorgänger-Aufgabe verschiebt sich nach hinten. Die Nachfolger-Aufgabe beginnt aber schon früher. Es gibt eine Kollision!
Auch hier ist factro hellwach und informiert Sie direkt über den Termin-Konflikt. Sie können z.B. per Klick in das Gantt-Chart springen und Anpassungen vornehmen, damit alles wieder nach Plan laufen kann.
Achtung: Restaufwand zu knapp
Oft weicht das Ist vom Plan ab. So auch die entsprechenden Aufwände, die einerseits vorgesehen waren und andererseits tatsächlich angefallen sind. Hat der Verantwortliche für eine Aufgabe z.B. 5 Stunden eingeplant, aber der Ausführende stellt fest, dass er diese Zeit bereits aufgewendet hat und ggf. überschreitet, aber die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist, wird es in aller Regel kritisch.
Nicht mit factro. Der Ausführende passt den Rest-Aufwand einfach an, den er zur Erledigung der Aufgabe noch benötigt. Ist die Aufgabe nicht mehr im vorgesehen Plan zu erfüllen, bekommt der Verantwortliche direkt eine Benachrichtigung und kann unterstützen.
Projekte, Pakete und Aufgaben abonnieren
Gibt es bestimmte Projekte, Pakete oder Aufgaben, in denen Sie zwar nicht unmittelbar beteiligt sind, aber dennoch gerne auf dem aktuellsten Stand sein möchten? Ab jetzt können Mitarbeiter mit Leserechten auch einzelne Projekte, Pakete oder Aufgaben abonnieren, um zu bestimmten Themen immer up to date zu sein.
Spart Zeit und macht Wissen transparent
Das erspart Ihnen nicht nur eine zeitaufwendige „Fragerei“ unter Kollegen und mühselige Suche nach der Aufgabe, sondern sorgt zudem für die notwendige Wissens-Transparenz in Meetings und Abstimmungen. Abonnieren können Sie entweder in der Detailansicht oder direkt aus einer übergeordneten Ansicht über das Kontextmenü.
Hinweis: Wenn Sie ganze Projekte oder Pakete abonnieren, erhalten Sie nur Updates zu Änderungen dieser Projekte bzw. Pakete und nicht zu einzelnen Aufgaben. Diese müssen Sie separat abonnieren.
Benachrichtigungen zu Projekten und Paketen informieren Sie, wenn sich z.B. Projektendtermine verschieben oder sich Aufwände erhöhen und das Projektbudget überzogen wird.
Änderungen per E-Mail erhalten
Jeder Nutzer kann zudem festlegen, ob er lediglich in factro alle News per Klick auf die Weltkugel erhält oder bei bestimmten Veränderungen auch per E-Mail bzw. in Zukunft auch per Push-Notification auf seinem Smartphone informiert werden soll. Zum Beispiel, wenn wichtige Meilensteine erreicht worden sind oder Ampeln auf „rot“ stehen.
Das aktive Ansteuern von factro entfällt. Das erweist sich als besonders praktisch für „Gelegenheitsnutzer“, die nur für bestimmte Aufgaben hinzugezogen werden und sich nicht täglich in factro einloggen. Eine Vorgänger-Aufgabe ist abgeschlossen, sodass man mit seinem To-do starten kann? factro informiert Sie ab jetzt auch per E-Mail.
Management View für Entscheider
Neben der klassischen Erinnerung und Hinweis- bzw. Warnfunktion bietet der Bereich „Benachrichtigungen“ auch einen perfekten Management View, um alle wichtigen Informationen zu relevanten Projekten und Aufgaben in Kürze zu screenen, den Projektfortschritt zu kontrollieren und auf Stand zu sein.
So sehen vor allem Führungskräfte zu Ihren Aufgaben und Themen auf einen Blick, wo es „brennt“ und sie noch unterstützen müssen. Damit bringen Sie Ihre Themen nicht nur sicher und erfolgreich durchs Ziel, sondern auch schnell.
Kostenlosen Test starten
Sie arbeiten mit factro aktuell in der Basic Cloud und wollen gerne die Benachrichtigungs-Typen der höheren Tarif-Stufen testen? Dann starten Sie jetzt einfach einen unverbindlichen und kostenlosen Test, z.B. der Professional Cloud.
Haben Sie in Ihrer Basic Cloud bereits einen kostenfreien Test gestartet, kontaktieren Sie uns und wir schalten Ihnen gerne einen zweiten kostenlosen Test frei.
