Aufgaben: Die wichtigsten Dos & Don’ts

Volle Power für Ihre Aufgaben

Über Ihre zahlreichen positiven Rückmeldungen zu unseren Dos & Dont’s im Projektmanagement haben wir uns sehr gefreut. Daher möchten wir Ihnen weitere praktische Tipps für Ihre tägliche Arbeit mit factro geben und werden uns in diesem Artikel detailliert mit den vielen Möglichkeiten der Aufgaben beschäftigen. Freuen Sie sich zudem auf eine Vorschau auf unser nächstes Update: die neuen Aufgabendetails.

Dos & Dont´s bei Aufgaben

Die factro Aufgabenkarte

Vorschau auf die neuen Aufgabendetails

Dos & Don’ts bei Aufgaben

Wir haben uns bereits mit einigen Fragestellungen zu Aufgaben beschäftigt und u.a. zu folgenden Herausforderungen Ratschläge gegeben: Für welches ToDo lege ich überhaupt eine Aufgabe an? Wie soll ich meine Aufgabe benennen? oder Wann und wie soll ich @mention nutzen? Bevor wir weitere Empfehlungen für Aufgaben in factro geben, können Sie die bisherigen Tipps hier gerne nachlesen.

Welche Möglichkeiten habe ich überhaupt, um eine neue Aufgabe anzulegen?

Wenn Sie innerhalb eines Projekts in der Strukturansicht sind, können Sie direkt unter jedem Paket eine neue Aufgabe anlegen, die dem Projekt automatisch zugeordnet wird. Tippen Sie einfach den Aufgabentitel und bestätigen Sie mit Enter. Zudem können Sie über das (+) im Gantt, in der Struktur und der Tabelle eine neue Aufgabe anlegen.

Eine neue Aufgabe ohne Projektbezug wird in der Basic und Team Cloud mit Hilfe des Aufgabenzettels erstellt. Ab der Business Cloud können Aufgaben über das (+)-Icon rechts neben dem Menüpunkt „Aufgaben“ neu angelegt werden. So können z.B. Ideen oder Gedanken zwischendurch schnell als Aufgabe erfasst werden. In beiden Fällen kann die Aufgabe in den Aufgabendetails „Projekt“ und „Paket“ einem Projekt oder Paket zugeordnet werden, sofern diese bereits angelegt wurden. Ebenso können Sie hier z.B. den Zeitraum, die Priorität oder eine Checkliste hinzufügen.

Wie verwende ich den Aufgabenstatus?

Ab der Business Cloud stehen Ihnen 6 Aufgabenstatus zu Verfügung. Hierdurch wird der aktuelle Stand jeder einzelnen Aufgabe für jeden Mitarbeiter schnell und einfach ersichtlich.

Geplant
Der Status „geplant“ steht für Aufgaben und Projekte, die bereits angelegt und erst zu einem späteren Zeitpunkt tatsächlich ausgeführt werden sollen. So können ToDo´s einfach vorgeplant werden.

Aktiv
Sobald eine Aufgabe ausgeführt werden soll, wird sie auf „aktiv“ gesetzt. Somit ist dies das Signal für den Ausführenden oder Verantwortlichen, dass die Bearbeitung beginnen kann.

Dos	Don’ts
Eine Aufgabe erst auf aktiv stellen, wenn das ToDo ausgeführt werden soll Fokus auf die zu erledigenden Aufgaben ermöglicht das Bearbeiten in der vorgesehenen Reihenfolge	Alle Aufgaben mit Anlage direkt auf aktiv setzen Ablenkung durch aktive Aufgaben, die eigentlich noch gar nicht bearbeitet werden müssen keine Orientierung und Unsicherheiten für das Team, wenn Status und Zeitraum nicht zueinander passen

Review
Der Status „Review“ dient der direkten Kommunikation zwischen dem Ausführenden und Verantwortlichen einer Aufgabe. Stellt der Ausführende die Aufgabe in den „review“, erscheint diese im Kanban Board des Verantwortlichen in ebenjener Spalte. Dieser kann die Aufgabe prüfen und dem Ausführenden anschließend Feedback geben. Die Aufgabe stellt er anschließend wieder auf aktiv oder auf beendet.

Pausiert
Der Status „pausiert“ erleichtert eine wiederholt oder langfristig zu bearbeitende Aufgabe. Sie setzen sie mittels des „pausiert“-Status auf Wiedervorlage. Sie verschwindet aus der Ansicht „Meine Aufgaben“ und Sie kümmern sich erst dann wieder um sie, wenn sie tatsächlich zu bearbeiten ist. Auf diese Weise behalten Sie in Ihrem Tagesgeschäft den Fokus.

Dos	Don’ts
Für regelmäßig anstehende Aufgaben den pausiert-Status nutzen, z.B. “Monatliches Reporting ziehen” Aufgabe erscheint nur, wenn sie tatsächlich zu bearbeiten ist Fokus bleibt auf dem Tagesgeschäft	Wiederkehrende Aufgaben einfach immer auf aktiv stehen lassen Aufgabe lenkt ab, wenn kein konkretes ToDo ansteht “Suche” nach den tagesaktuellen ToDos kostet unnötig Zeit und Aufwand

Beendet
Eine Aufgabe wird beendet, sobald sie mit einem Ergebnis abgeschlossen wurde.

Eingestellt
Eine Aufgabe wird eingestellt, wenn sie mit keinem konkreten Ergebnis abgeschlossen wurde. Eingestellte Aufgaben werden nicht weiter verfolgt.

Dos	Don’ts
Erfolgreich abgeschlossene Aufgaben beenden zeigt den Erfolg an Motivation fürs Team “Das haben wir alles geschafft”	Erledigte Aufgabe auf aktiv oder im review Status stehen lassen Führt zu einem Überfluss an Aufgaben Fokus auf tatsächlich aktuelle Aufgaben nicht möglich

Warum verknüpfe ich Aufgaben mit anderen Aufgaben?

Bei inhaltlichen Zusammenhängen können Sie projektübergreifend Verknüpfungen zwischen Aufgaben setzen.

Dos	Don’ts
Inhaltlich zusammenhängende Aufgaben miteinander verknüpfen, z.B. zu einem Kunden alle zusammenhängende Themen direkt auf einen Blick schneller Wechsel zwischen den einzelnen Aufgaben möglich	Zusammenhängende Aufgaben gar nicht miteinander verknüpfen langes und aufwendiges Suchen nach möglichen dazugehörigen Aufgaben fehlender Überblick zu möglichen Zusammenhängen

Oder nutzen Sie auch die Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen im Gantt-Chart , wenn Sie Aufgaben in eine logische aufeinanderfolgende Reihenfolge bringen möchten.

Dos	Don’ts
Vorgänger-Nachfolger Beziehungen für aufeinanderfolgende Aufgaben setzen bringt Aufgaben in eine sinnvolle und logische Reihenfolge wird Zeitraum der Vorgänger Aufgabe angepasst, aktualisieren sich automatisch alle nachfolgenden Aufgaben reduziert die manuelle Bearbeitung von einzelnen Zeiträume	Aufeinanderfolgende Aufgaben einfach nur verknüpfen keine Abfolge der Aufgaben erkennbar ändert sich ein Zeitraum, müssen alle folgenden Aufgaben manuell angepasst werden

Das Navigieren zwischen einzelnen Aufgaben wird dadurch deutlich vereinfacht. Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung erkennen Sie anhand der Pfeile im Gantt am leichtesten

Warum soll ich Checklistenpunkte verwenden?

Gliedern Sie Ihre Aufgaben mit der Hilfe von Checklistenpunkten. Dies können Nebentätigkeiten und kleine ToDos sein, die keine eigene Prio oder Deadline haben, sondern sich an den Angaben der Aufgabe orientieren.
Für eine leichtere Bearbeitung der Aufgabe, können Sie bestimmen in welcher Reihenfolge die einzelnen Punkte bearbeitet werden sollen. Per Drag and Drop lassen sich die einzelnen Punkte ganz einfach verschieben.

Dos	Don’ts
Checklistenpunkte nutzen, um Aufgaben in weitere Teilschritte zu gliedern und regelmäßig abzuhaken zeigt, wie viele Einzelschritte zu erledigen sind, bis die Aufgabe vollständig bearbeitet wurde zeigt Fortschritte bei der Bearbeitung an	Checklistenpunkte nicht regelmäßig abhaken bzw. alle Punkte am Ende auf einmal abhaken Lückenhafter Überblick über den Zwischenstand Unklarheiten über nächste Schritte

Für den Fall, dass mehrere Kollegen an der Bearbeitung einer Aufgabe beteiligt sind, können Sie die Checklistenpunkte ebenfalls nutzen, um die einzelnen ToDos den Kollegen zuzuweisen. Bsp:

Dos	Don’ts
Checkliste nutzen, um To Do´s einer Aufgabe auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen: jeder MA kann erledigte Punkte einfach abhaken Überblick welcher Kollege eventuell für Rückfragen angesprochen werden muss	Für Kleinstaufgaben einzelner Kollegen separate Aufgaben anlegen Anlage der Aufgaben dauert länger als die eigentliche Bearbeitung verlangsamt den Arbeitsprozess anstatt ihn zu beschleunigen führt zu einem Überschuss an Aufgaben

Welche Dokumente füge ich einer Aufgabe hinzu?

In factro können Sie sehr einfach Dateien zu Aufgaben hinzufügen, um z. B. die Aufgabenstellung zu präzisieren oder Arbeitsergebnisse zu dokumentieren. Beispiele sind hierfür Einladungsschreiben zu einer Veranstaltungen, Angebote oder grafische Entwürfe.
Ziehen Sie dazu einfach das gewünschte Dokument per Drag&Drop auf die entsprechende Aufgabe oder fügen Sie die Datei mit Klick auf die Büroklammer hinzu.

Dos	Don’ts
Aussagenkräftige Dokumente anhängen bringt den Kollegen weiterführende Informationen zu einem Thema Inhalte aus einem Angebot müssen z.B. nicht abgetippt werden Zeitersparnis	Sämtliche (auch unwichtige) Dokumente zu einer Aufgabe anhängen Überblick geht verloren Unsicherheit “Was ist aktuell? Was ist alt?” vor allem, wenn kein Datum im Dateinamen steht Kollegen müssen mehrere Dokumente ansehen, um wichtige Informationen zu filtern veraltete Anhänge belegen weiterhin Speicherplatz

Eine Alternative ist das Verlinken von Dateien. Die Dateien können dabei auf einem bestehenden Speicher außerhalb von factro liegen, der für den Zugriff eine URL bereitstellt.

Vorteil: bereits bestehende Ablagestrukturen und ihre eingestellten Rechte können genutzt und berücksichtigt werden. Außerdem bleibt es bei einer Quelle der Daten und es wird vermieden, dass verschiedene Versionen der Datei an unterschiedlichen Orten verwendet werden. So sehen alle Kollegen immer den einen aktuellen Stand der Dateien.

Warum kann und soll ich eine Aufgabe in einen Meilenstein umwandeln?

Setzen Sie einen Meilenstein, wenn ein Ereignis von besonderer Bedeutung ist und es sich um ein wichtiges Etappenziel handelt. Ein Meilenstein dient der Kontrolle des Projektfortschritts. Anders als eine klassische Aufgabe besteht ein factro Meilenstein aus einem Stichtag mit festem Datum und nicht aus einem längeren Zeitraum. Er ist am gefüllten Rauten-Symbol im Aufgabentitel zu erkennen.

Der Meilenstein zeigt allen Beteiligten, dass mit Erledigung dieser Aufgabe ein wichtiger Schritt geschafft ist. Dies sorgt für Motivation und Erfolge im Team.

Wie kann ich eine konkrete Aufgabe am besten suchen?

In factro haben Sie verschiedene Möglichkeiten um nach Aufgaben in Ihrer Cloud zu suchen.

Suche über die Lupe im Hauptmenü
Die Aufgaben-Suche in Ihrer Cloud erreichen Sie über die Lupe im Hauptmenü, direkt neben dem Button für eine neue Aufgabe. Nach einem Klick auf die Lupe öffnet sich die projektübergreifende Suche nach Aufgaben. Die Suchergebnisse stammen aus allen Aufgaben, für die Sie mindestens Leserecht besitzen.

Hinweis: Schreiben Sie nach Möglichkeit die Suchbegriffe komplett aus, um präzisere Ergebnisse zu erhalten.

Suche über die Projekttabelle
Neben der Aufgaben-Suche haben Sie auch die Möglichkeit, innerhalb von Listen zu suchen. Haben Sie z.B. die Tabellenansicht eines Projekts geöffnet, können Sie in den verschiedenen Spalten auf das Trichter-Symbol klicken und dort in der jeweiligen Spalte suche. Die Eingabe wird als Filter gesetzt, woraufhin der Trichter sich Orange färbt. Möchten Sie die Suche bzw. Filterung aufheben, klicken Sie einfach wieder auf den Trichter und löschen Sie die Suche.

Suche über die Aufgabenliste
Innerhalb der Aufgaben (links im Menü) können Sie ebenfalls rechts den Filter nutzen, um nach Aufgaben zu nutzen. Dabei können Sie entweder nach allen oder nur aktiven Aufgaben suchen.

Die factro Aufgabenkarte

Mit Hilfe der übersichtlichen Aufgabenkarte können Sie alle wichtigen Inhalte einer Aufgabe einsehen und direkt bearbeiten.

Kann ich Aufgaben in dieser Ansicht direkt bearbeiten?

Mit dem Schnellzugriff können die Details einer Aufgabe mit nur einem Klick geändert werden ohne die Aufgabe vollständig zu öffnen. Sie können dabei:

den Status der Aufgabe verändern

den Verantwortlichen und Ausführenden verändern

Checklistenpunkte ergänzen oder abhaken

Dokumente ansehen und anhängen

Kommentare ansehen und hinzufügen

verknüpfte Aufgaben ansehen und öffnen sowie weitere Verknüpfungen hinzufügen

Kann ich Einstellungen an der Aufgabenkarte vornehmen?

Im Menü in den Bereichen “Meine Aufgaben”, “Verantwortung” und “Team” sowie in den Projektansichten Struktur und Kanban kann über das Einstellungsrädchen oben rechts die Größe der Aufgabenkarten pro Ansicht individuell eingestellt werden.

Kann ich die Farbe der Aufgaben-Dots anpassen?

Die Farbe der Aufgaben-Dots, die links in der Aufgabenkarte bzw. neben den Aufgabentiteln zu finden sind, können Sie in den Tooltip-Einstellungen ein- oder ausschalten. Im Anschluss sind alle Punkte in factro monochrom.

Neue Insights aus dem factro Labor

Wir entwickeln factro ständig weiter und wir freuen uns, Ihnen heute eine exklusive Vorschau auf eine der nächsten Neuerungen geben zu können. Zu den nächsten Updates werden u.a. die neuen Aufgabendetails zählen.

Vorschau auf die neuen Aufgabendetails

Die überarbeiteten Aufgabendetails orientiert sich am Design der neuen Aufgabenkarte. Wir haben Ihre verschiedenen Anregungen evaluiert und aus vielen Gesprächen gelernt. Insgesamt schaffen wir ein einfacheres und besseres Handling.

Die Aufgabe wirkt insgesamt übersichtlicher und strukturierter. Gleichzeitig werden alle Funktionen direkt sichtbar und auswählbar sein, die aktuell noch über das Drei-Punkte-Menü neben dem Aufgabentitel etwas versteckt sind. Mit den neuen Aufgabendetails haben Sie einen direkten Zugriff auf die einzelnen Funktionen links im Menü.

Ebenfalls wandern die Menüpunkte “Aufgabendetails”, “Dokumente” und “Leistungen” von oberhalb des Aufgabentitels auch in die linke Menüleiste. Ein Counter wird Ihnen jederzeit anzeigen, wie viele Verknüpfungen bspw. bestehen oder wie viele Zeiten gebucht wurden. Insgesamt können die einzelnen Themen sofort und besser erfasst werden.

Viele von Ihnen haben das automatische Speichern angeregt. Wir verstehen, dass es vor allem bei längeren Kommentaren ärgerlich war, wenn diese nicht übernommen wurden und erneut geschrieben werden mussten. Daher haben wir die Aufgabe dahingehend überarbeitet, dass jeder Eintrag nun automatisch gespeichert wird. Auch wenn jemand anders in die Aufgabe geht und etwas ändert, bleibt der Kommentar an Ort und Stelle. Der Speichern-Button innerhalb der Aufgabe entfällt: Änderungen an den Aufgabendetails, eine Aktualisierung in der Beschreibung oder ein neuer Kommentar – alles wird direkt gespeichert.

Doch bevor wir das Update durchführen können, heißt es für uns noch einmal testen, testen, testen und alle Zusammenhänge im Blick behalten. Für die letzten Schritte und Tests benötigen wir daher noch etwas Zeit. Mit unseren Update News werden wir Sie wie gewohnt ausführlich informieren, sobald die neuen Aufgabendetails für Sie zur Verfügung steht. Sie dürfen gespannt sein.