Aufgaben managen

Ob Haushalt, Gartenparty oder natürlich im Berufsleben – Aufgaben gehören zum Alltag dazu. Doch nicht alle fallen zeitgleich an, haben den gleichen Umfang oder die gleiche Wichtigkeit. Damit alle Tasks erfolgreich abgehakt und erledigt werden, braucht es ein funktionierendes Aufgabenmangement (englisch: Task Management).

Dazu gehört mehr als nur die Auflistung aller Aufgaben. Werden Aufgaben nicht vollständig und pünktlich erledigt, entsteht für Organisationen auch ein wirtschaftlicher Schaden. Umso wichtiger ist eine präzise Aufgabenverwaltung. Doch was gehört alles dazu?

• Aufgabenmanagement: Definition
• Bestandteile einer Aufgabe
• Methoden der Aufgabenverwaltung
• Tools für Aufgabenmanagement

 

Aufgabenmanagement: Definition

Um den Begriff richtig einzuordnen, sollte zuerst der Kern beschrieben werden. Eine Aufgabe ist wie folgt definiert

“Dauerhaft wirksame Aufforderung an Handlungsträger, festgelegte Handlungen wahrzunehmen.” – Gabler Wirtschaftslexikon

 

Die Bestandteile, die in ihrer Summe die “Handlung” ausmachen, müssen individuell festgelegt werden. Diese zu identifizieren ist ebenso wie die weitere Koordination ein Thema für das Task Management. Zu den weiteren Verantwortungsbereichen gehören zusätzlich:

• Ziele und Strategien zur Erreichung definieren
• Mitarbeiter führen
• Fortschritt tracken und bei Bedarf Prozesse optimieren

Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement

Eine Disziplin, die viele Überschneidungen mit Aufgabenmanagement aufweist, ist das Projektmanagement. Inhaltlich haben die beiden viele Gemeinsamkeiten, da z.B. zur Zielerreichung Projekte immer in Aufgaben aufgeteilt werden. Auch die Beobachtung von Zielen und das Festlegen wichtiger Parameter teilen sich beide Segmente.

Die Unterschiede liegen z.B. darin, das Aufgabenmanagement gröber und weniger an etwas übergeordnetes gebunden sein kann. Im Projektmanagement werden fest definierte Ziele verfolgt, die in einem bestimmten Zeitraum ein genau beschriebenes Ergebnis bringen sollen. Im Gegensatz dazu kann Aufgabenverwaltung ein fortlaufender Management-Prozess sein, um alltägliche oder regelmäßige Tasks zu erledigen.

Effektive Aufgabenteilung im Team

Für beide Disziplinen sind jedoch transparente und zentral verfügbare Informationen essentiell. Dadurch können Führungskräfte Teams managen, die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter im Blick behalten und dadurch Entscheidungen beschleunigen. Gleichzeitig werden Rückfragen und Meetings verringert und das Team arbeitet effektiver.

Was sind die Bestandteile einer Aufgabe?

Damit das Aufgabenmanagement die gewünschten Resultate erreicht, müssen alle wichtigen Elemente einer Aufgabe enthalten sein. Mit einer präzisen Zielformulierung beinhaltet eine Aufgabe nicht nur das gewünschte Ergebnis, sondern auch strukturierende und organisatorische Details. Diese stellen sicher, dass jedes To-Do im Gesamtkontext aller Aufgaben eingeordnet wird.

Zu diesen Informationen gehören je nach Tiefe Ihrer Planung z.B.:

Aktueller Status	Damit Sie den Fortschritt stets mit einem Blick erfassen, müssen Sie den aktuellen Stand überblicken. Unterscheiden Sie z.B. zwischen “geplant”, “aktiv”, “review” und “beendet”.
Start- und Enddatum	Wann beginnen Sie mit dem Task – und wann muss das Ergebnis stehen? Beachten Sie hierbei auch andere Aufgaben, um das Zeitbudget nicht zu verbrauchen.
Aufwände	Ist die Aufgabe umfangreich oder voraussichtlich mit wenig Arbeit verbunden? Nennen Sie einen Planaufwand, um abgleichen zu können, wie effektiv Ihre Planung ist.
Prioritäten	Wie wichtig eine Aufgabe ist, hängt von verschiedenen Fragestellungen ab, z.B.: Welche Bedeutung hat sie für den Kunden oder die Organisation? Droht die Deadline zu reißen?
Verantwortungen	Legen Sie fest, wer für die Bearbeitung einer Aufgabe zuständig ist und wer diese im Anschluss überprüft und freigibt. Mit einem solchen Review-Prozess steigt die Qualität der Ergebnisse.
Checklistenpunkte	Was sind die einzelnen Schritte zur Zielerreichung? Checklistenpunkte schaffen Klarheit und Transparenz und dienen zugleich als Erinnerungshilfe.
Abhängigkeiten	Wenn Aufgaben nicht für sich alleine stehen, sondern einander bedingen, werden diese als abhängig in einer Vorgänger-/Nachfolger-Beziehung gekennzeichnet. Dadurch ist sofort klar, dass z.B. Aufgabe b) erst beginnen kann, wenn Aufgabe a) abgeschlossen ist.

 

Wenn alle Tasks innerhalb einer Organisation mit den relevanten Eckdaten gepflegt sind, erleichtert das die Übersicht spürbar. Sie sehen direkt auf einen Blick, welche Aufgaben bald fällig sind, wo die Priorität sehr hoch ist und welche Fortschritte erzielt wurden.

Außerdem schaffen Sie durch diese Transparenz auch ein Wissensarchiv. Darauf können Sie für Lessons Learned aufbauen, wenn Sie Prozesse optimieren wollen. Zugleich erleichtert dies den Zugang für andere Kollegen, z.B. im Falle von Krankheit oder Mitarbeiterfluktuation.

Aufgabenmanagement mit factro

In einer dynamischen und digitalisierten Welt sind Post-Its, Notizbücher und auch Excel-Tabellen nicht mehr zeitgemäß. factro eignet sich dank intuitiver Bedienung für die Organisation einzelner Aufgaben als auch größere Projekte. Alle Aufgaben können mit wichtigen Informationen wie Prioritäten, Deadlines und Verantwortungen angelegt und delegiert werden. Mit der Deadline-Ampel behalten Sie nahende Fristen immer im Auge.

Die Planung erfolgt über die verschiedenen Projektansichten Projekstrukturplan (PSP), Kanban Board, Gantt-Diagramm oder Tabelle. Alle Neuigkeiten und Daten sind zentral für das ganze Team verfügbar. Die Speicherung erfolgt dabei unter höchsten Datenschutz-Standards auf deutschen Servern.

Methoden des Aufgabenmanagements

Analog zu Projektmanagement-Methoden gibt es auch in der Aufgabenverwaltung bestimmte Vorgehensweisen und Techniken, die sich aufgrund der Ähnlichkeit auch mit denen für Projekte überschneiden.

Kanban

Kanban ist eine Methode mit Ursprüngen in der Produktion, Toyota verwendete die Methode um die Effizienz der Wertschöpfung zu erhöhen. Das Wort Kanban ist japanisch, übersetzt heißt es Karte oder Tafel. Jede Aufgabe erhält eine eigene Karte mit allen Informationen. Zumeist wird zur Strukturierung das Kanban Board verwendet.

Auf dem Kanban Board werden die einzelnen Karten wiederum in Spalten aufgeteilt. Diese können unter anderem für den Bearbeitungsstatus oder individuelle Workflows stehen. Neben einer analogen Variante mit Zetteln oder Post-Its werden die Tafeln heute digital erstellt und verwaltet, um alle Aufgaben, Fortschritte und Inhalte im Blick zu behalten.

Scrum

Neben Kanban ist Scrum eine ebenfalls sehr populäre Methode, besonders im agilen Projektmanagement. Gerade in der Software-Entwicklung erfreut sich Scrum großer Beliebtheit, da die Arbeit in einzelnen Sprints (Zyklen) gut zur iterativen Kultur der Branche passt.

Auch wenn beide Methoden oft gemeinsam als Beispiele für Agilität genannt werden, sind sie nicht gleich. Während das Kanban Board fortlaufend im Projekt mitläuft und den Workflow eines Teams oder einer Organisation abbildet, wird das Scrum Board zumeist nach jedem abgeschlossenen Sprint gelöscht und für den nächsten vorbereitet.

Zudem ist Scrum weniger flexibel ausgelegt, denn es soll dem Workflow eher eine klare Struktur geben. Neue Aufgaben kommen ins Backlog und somit in den nächsten Sprint. Darüber hinaus ist diese Methode für die Zusammenarbeit im Team vorgesehen, mit Kanban kann man sich auch individuell managen.

Getting Things Done

Getting Things Done, kurz GTD oder GTD-Methode, ist ein von Berater David Allen entworfenes Konzept zum Selbstmanagement. Es setzt auf die Erstellung von Aufgabenlisten, die dem Anwender helfen, sich nicht auf das Merken, sondern das Erledigen von Aufgaben zu konzentrieren. Die GTD-Methode ist in 5 Schritte untergliedert, mit denen die Aufgabenlisten erstellt werden.

Diese sind Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Reflektieren und Erledigen. Getting Things Done eignet sich vor allem für Tasks, in denen Prioritäten oder andere entscheidungskritische Parameter weniger wichtig sind. Das Ziel dieser Aufgabenmanagement-Methode ist in erster Linie das Abarbeiten von einer festgelegten Aufgabenliste.

Don’t Break the Chain

Die Methode Don’t Break the Chain, die der Comedian Jerry Seinfeld bekannt gemacht hat, soll spielerisch dazu verhelfen, die eigenen Aufgaben fortlaufend zu bearbeiten. Für jeden Tag werden To-Dos festgelegt, die erledigt werden sollen. Immer, wenn das gelingt, wird der Tag im Kalender markiert.

Mit jedem erfolgreichen Tag wird die Kette länger und länger. Mit dieser Methode können Sie sich selbst zu neuen Bestleistungen herausfordern. Dabei eignet sich die Methode besonders für das Selbstmanagement, jedoch nur eingeschränkt für die Organisation von ganzen Teams.

Aufgabenmangement bringt Ordnung und Transparenz

Gutes Aufgabenmanagement erhöht Transparenz, schafft ein Wissensarchiv, reduziert Rückfragen und Meetings. Das sorgt für mehr Zufriedenheit im Team, die sich in gesteigerter Motivation zeigt. So arbeitet Ihre Organisation jederzeit wirtschaftlich und pünktlich.

Wie Sie das Thema Aufgabenmanagement angehen, ist dabei sehr individuell. Dies beginnt beim Umfang der Aufgaben und setzt sich bei der favorisierten Methode und dem Tool der Wahl fort. Die Vorteile von professionellem Aufgabenmanagement sind aber universell.