Jetzt loslegen
Factro Leitfaden Udo Schuchert

Veranstaltungen erfolgreich organisieren

Sie planen eine Veranstaltung und wollen sicherstellen, dass sie ein voller Erfolg wird? Vergessen Sie keinen Zwischenschritt mehr.

Die passende Location auswählen und fristgerecht buchen. Die Zufriedenheit der Teilnehmer und Gäste sicherstellen sowie Budget und Fristen im Auge behalten – bei der Organisation eines Events sind viele Dinge zu berücksichtigen, damit es nicht zum Flop wird.

Dieser Leitfaden leitet Sie Schritt für Schritt an. Sehen Sie alle zu erfüllenden Aufgaben in der Übersicht und verpassen Sie keine Deadlines mehr – für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung.

Vom Konzept, über die Rahmenbedingungen bis hin zur konkreten Umsetzung. Organisieren Sie Ihr Event schneller, sicherer und erfolgreicher, als je zuvor. 

Inhalt des Leitfadens

Die Schritt-für-Schritt Anleitung zeigt Ihnen ganz praktisch und übersichtlich, wie Sie

  • Ziel und ansprechendes Thema der Veranstaltung definieren
  • klares Budget, Termin und Teilnehmerzahl festlegen
  • Location auswählen und Verfügbarkeit prüfen
  • Unterhaltung und ggf. Security organisieren
  • Catering und Service Personal auswählen
  • Angebote einholen, vergleichen und buchen
  • GEMA-Lizenz beantragen 
  • Gästeliste erstellen und einladen
  • Drucksachen festlegen, gestalten und versenden

Sie erhalten:

  • 17 Aufgaben
  • 2 Dokumente
  • 17 Checklisten

Fragen Sie sich,

wie groß Ihr Event werden soll? Was genau ist das Thema? Und welches Ziel hat die Veranstaltung? Je nach Größenordnung und Ziel der Veranstaltung, kann die Planung und Umsetzung schnell chaotisch werden. Ohne eine sichere Struktur, die Ihnen alle Aufgaben auf einen Blick transparent zeigt, verlieren Sie leicht den Überblick. Wichtig ist es daher, dass Sie sich vor Beginn der Planung Gedanken zum Konzept zu machen. 

 

Schaffen und berücksichtigen Sie Rahmenbedingungen. Planen und halten Sie Vorlaufzeiten ein. So verpassen Sie keine Deadlines mehr. Legen Sie diese für einzelne Aufgaben ganz leicht fest und sehen Sie jederzeit ein, ob Sie Ihre gesetzten Termine und Fristen einhalten. So versäumen Sie z. B. nicht mehr den letztmöglichen Buchungstag für Ihre Location oder den Start für den rechtzeitigen Versand Ihrer Einladungen.

 

Mit dem Leitfaden erhalten Sie eine bereits vorgefertigte Struktur mit allen Paketen und Aufgaben für die professionelle Organisation Ihrer Veranstaltungen. Ausführliche Beschreibungen, ergänzende Checklisten und – wo sinnvoll – Mustervorlagen und Dokumente erleichtern Ihnen die Planung. 

Nützliche Tipps & Tricks

Ergänzend erhalten Sie Hinweise zu Details, die Sie besonders beachten sollten, und was Sie auf gar keinen Fall vergessen dürfen. Und: Dinge, die aus Ihrer Sicht nicht so gut gelaufen sind, halten Sie in einer Aufgabe fest. Optimieren Sie auf diese Weise Ihre Planung fürs nächste Mal.

Umsetzung im Team – dank factro

Eingebettet in die einfach zu bedienende Aufgabenmanagement-Software factro, steht Ihnen der Leitfaden in der kostenlosen Basic Cloud zur Verfügung. Verteilen Sie die Aufgaben mithilfe von factro direkt im Unternehmen. Laden Sie bis zu 10 kostenlose Benutzer und weitere Gastnutzer ein und weisen Sie diesen konkrete Aufgaben zu. Damit sind Zuständigkeiten von Anfang an klar und Sie gelangen gemeinsam schneller ans Ziel.

 

Der einzigartige Projektstrukturbaum zeigt auf einen Blick, welche Aufgaben zu welchem Paket gehören. Features wie das intelligente Ampelsystem, Prioritäten oder der Status signalisieren Ihnen, welche Aufgaben geplant, aktiv oder erfolgreich erledigt sind. Sie können Kommentare zu jeder Aufgabe erfassen oder Dateien anhängen, damit alle Beteiligten bestens informiert sind. Und das in Echtzeit. 

Factro Best Practice

Über den Autor

Udo Schuchert

Udo Schuchert ist Geschäftsführer der Schuchert Managementberatung GmbH & CO.KG, die seit 1997 mittelständische Unternehmen in den Beratungsfeldern Strategie- und Organisationsentwicklung, Innovation & Change, Qualitäts- und Projektmanagement sowie Marketing & Vertrieb unterstützt. Themenschwerpunkte sind

  • Mit Unternehmen Visionen, Leitbilder und Strategien entwickeln
  • Strategische Maßnahmen im Bereich Digitalisierung, Unternehmensnachfolge und Organisationsentwicklung entwickeln und begleiten
  • Implementierung und Weiterentwicklung von Integrierten Managementsystemen
  • Innovative, digital unterstützte Beratungsansätze etablieren

Starten Sie jetzt mit dem Leitfaden
Veranstaltungen erfolgreich organisieren

Ihre Vorteile

  • Noch heute starten
  • 30 % Zeitersparnis bei der Umsetzung
  • Veranstaltungsmanagement für unter 100,- EUR
  • Keine Beratersuche und keine Kosten für externe Berater
  • Aufgaben aus der Praxis und von Fachexperten entwickelt
  • Kostenlose Basic Cloud von factro mit Upgrade-Möglichkeit
  • Unbegrenzte Nutzung mit bis zu 10 Benutzern und Gastbenutzern